Xpertis — opinie, alternatywy i funkcje

Czym jest Xpertis i dla jakich firm powstał?

Xpertis to system ERP do obsługi procesów przedsiębiorstwa. Korzystanie z niego opisano w Instytucie Ceramiki i Materiałów Budowlanych oraz w firmie Slican, produkującej urządzenia telekomunikacyjne.^1,2 Opisano również wdrożenie Xpertis w MAWI, działającej na rynku fotografii szkolnej.³ Instytut prowadzi działalność naukowo-badawczą, Slican zajmuje się produkcją urządzeń telekomunikacyjnych.⁴

Te 3 przykłady pokazują zastosowanie produktu w różnych branżach, ale nie dowodzą, że każda organizacja korzysta z tych samych modułów. Inny charakter ma zamówienie Uniwersytetu Morskiego w Gdyni na integrację Xpertis z Simple ERP. Dokumentuje potrzebę połączenia systemów na uczelni publicznej, nie zakończone wdrożenie.⁵ Przy wyborze Xpertis warto odróżnić działające zastosowania od zakresu pojedynczego zamówienia integracyjnego.⁶

Xpertis warto oceniać przez pryzmat procesów konkretnej organizacji. Opisani użytkownicy działają w różnych branżach. Przypadek uczelni dotyczy natomiast określonego zadania integracyjnego.

Moduły i funkcje Xpertis

Xpertis ERP obejmuje kadry i płace, finanse, logistykę oraz produkcję. Opisano także rozwiązania dla transportu i działalności deweloperskiej.^1,7,8 Możliwości produktu nie należy jednak utożsamiać z zakresem każdego wdrożenia. W MAWI uruchomiono Xpertis Finanse i księgowość oraz Xpertis Fakturowanie.^3,9

• Transport i spedycja w Xpertis obejmują planowanie, kontrolę i rozliczanie zleceń oraz obsługę zleceniodawców. To procesy firm spedycyjnych i transportowych.¹⁰
• Xpertis Deweloper obsługuje inwestycje, sprzedaż i elektroniczny obieg dokumentów. Zakres ten obejmuje planowanie kosztów, kontrolę inwestycji oraz zarządzanie klientami, umowami i harmonogramami spłat. Nie oznacza to, że funkcje rozwiązania branżowego należą do każdej konfiguracji Xpertis ERP.¹¹
• Xpertis ERP SERVER pojawia się w zamówieniu obejmującym wykonywanie kopii bazy podczas pracy systemu, bez zatrzymywania serwera. To zakres tego zamówienia, nie potwierdzenie takiej samej konfiguracji u wszystkich użytkowników.^7,12

Jak Xpertis wspiera firmy transportowe i spedycyjne?

Xpertis łączy obsługę zlecenia z jego kontrolą, rozliczeniem i ewidencją zleceniodawcy.¹⁰ Dla firmy transportowej oznacza to więcej niż samo wystawienie dokumentu sprzedaży. Przy porównywaniu ofert trzeba oddzielić obsługę zleceń od funkcji finansowo-księgowych.

Jak Xpertis Fakturowanie dekretuje dokumenty do programu finansowo-księgowego?

Xpertis Fakturowanie automatycznie dekretuje dokumenty, na przykład faktury zakupu, do programu finansowo-księgowego. Dekretacja polega na przypisaniu dokumentowi zapisów potrzebnych w księgowości.³ W MAWI sprawozdania zdefiniowano według potrzeb spółki; nie jest to jednolity zestaw raportów dla wszystkich użytkowników.³ Art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości co do zasady wymaga wskazania miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach, czyli dekretacji.¹³

Ile kosztuje Xpertis?

Koszt Xpertis zależy od modelu udostępniania i zakresu usług. MAWI korzystała z modelu usługowego, bez początkowego zakupu licencji i serwera. Spółka deklarowała opłatę za wykorzystywany zakres.³ Wartość umowy na połączenie systemów należy oddzielić od ceny produktu: dotyczy prac integracyjnych, nie zakupu Xpertis.^5,9

Tabela oddziela koszty korzystania z produktu od wdrożenia, integracji i utrzymania.

Dane w tabeli: 3,5,7,9,14

Symbol „ – ” nie oznacza usługi bezpłatnej. Wskazuje jedynie, że dla danej pozycji nie ma tu stawki.

Licencja lub subskrypcja

Xpertis w modelu MAWI nie wymagał początkowego zakupu licencji ani serwera; spółka płaciła za wykorzystywane usługi.³ Portal pracowniczy Xpertis nie miał w przywołanych informacjach publicznej stawki ani określonych warunków licencjonowania.⁷ Początkowy koszt zakupu licencji i serwera w MAWI wyniósł zero, choć korzystanie z usług pozostawało odpłatne.⁹

Koszt wdrożenia i utrzymania

Koszt całkowity Xpertis składa się z odrębnych pozycji: korzystania z produktu, wdrożenia, integracji i utrzymania. Wartość umowy integracyjnej nie jest ceną licencji, subskrypcji ani standardowego wdrożenia.^5,7 Przywołane informacje nie wskazują okresu promocyjnego ani stawek po jego zakończeniu.

Wersje i sposób udostępniania Xpertis

Xpertis udostępniono MAWI w modelu cloud computing. Wdrożenie obejmowało Xpertis Finanse i księgowość oraz Xpertis Fakturowanie.³ Firma korzystała z systemu jako usługi, a dostawca odpowiadał za określone zadania techniczne. Opis opublikowano 24 maja 2013 r., więc przedstawia ówczesny model MAWI, nie warunki każdej obecnej oferty Xpertis.^3,9

MAWI działała na rynku fotografii szkolnej od prawie 30 lat w chwili publikacji opisu.³ Był to zatem przykład udostępnienia systemu działającej firmie, a nie nazwa odrębnej edycji produktu. Dostawca odpowiadał w tym modelu za działanie usługi i zmiany w oprogramowaniu. Z tego podziału nie wynikają identyczne warunki dla innych instalacji.¹⁵

Obowiązki dostawcy w opisanym modelu chmurowym

• Kopie danych i działanie systemu należały do obowiązków dostawcy. Odpowiadał za backup oraz dostępność i wydajność rozwiązania używanego przez MAWI.³
• Zmiany wymagane prawem wprowadzał według MAWI Macrologic, a aktualizacje wdrażano automatycznie. Relacja dotyczy tego wdrożenia, nie każdej wersji Xpertis.³

Xpertis w MAWI pokazuje konkretny podział obowiązków w chmurze. Przy porównywaniu modeli udostępniania trzeba odróżnić tę historyczną konfigurację od warunków umowy na wybraną dziś wersję. Opis korzystania przez MAWI z Xpertisa w chmurze opublikowano 24 maja 2013 roku. Data publikacji nie określa początku wdrożenia.⁹

Wdrożenie Xpertis – jak przebiega i ile trwa?

Wdrożenie Xpertis polega na uruchomieniu rozwiązania w ustalonym zakresie. W MAWI przeniesiono funkcjonalności poprzedniego systemu i przeprowadzono instruktaż operatorów. Opis nie określa czasu trwania projektu.³ Zamówienie, umowa i zakończone wdrożenie odnoszą się do różnych etapów prac, nie do wspólnego harmonogramu.

• Weryfikacja kwalifikacji wykonawcy była warunkiem opisanego zamówienia. Oferent musiał przedstawić dokument producenta potwierdzający status autoryzowanego partnera Xpertis ERP. Nie jest to wymóg przypisany każdemu wdrożeniu.⁷
• Ustalenie zakresu przeniesienia w MAWI dotyczyło funkcjonalności wcześniejszego rozwiązania. Konsultanci Macrologic przenieśli je do nowego systemu. Opis nie mówi o automatycznej migracji wszystkich elementów starej instalacji.³
• Przygotowanie operatorów w MAWI obejmowało instruktaż obsługi zapewniony przez dostawcę. Był to element wdrożenia odrębny od technicznego przeniesienia funkcjonalności.³

Macrologic wdrożył Xpertis w Instytucie Ceramiki i Materiałów Budowlanych. Potwierdza to zakończenie projektu, ale nie wyznacza harmonogramu dla innych organizacji.¹ Umowa Macrologic dotycząca Xpertis Deweloper w HIRNY BD odnosiła się z kolei do planowanego zastosowania, nie do potwierdzonego zakończenia wdrożenia.¹¹

MAWI określiła swoje wdrożenie jako szybkie i sprawne.³ Udokumentowano przeniesienie wskazanych funkcjonalności oraz przeszkolenie operatorów. Ta relacja nie pozwala wyznaczyć terminu realizacji dla kolejnej firmy.

Integracje Xpertis

Xpertis pojawia się w opisach połączeń obejmujących kadry, portal HR, księgowość i dane oddziałów. Każdy projekt ma jednak własny zakres. Zamówienie dotyczące Xpertis Kadry i Płace wymagało integracji modułu e-Dokumentacja Pracownicza z systemem kadrowo-płacowym i portalem HR. Był to wymóg, nie opis uruchomionej integracji.^7,12

• Xpertis Deweloper w planie dla HIRNY BD miał łączyć się z księgowością firmy. Połączenie miało obejmować kontrahentów oraz faktury zakupowe i sprzedażowe; opis nie potwierdza zakończenia prac.^11,16
• Xpertis w Instytucie Ceramiki i Materiałów Budowlanych umożliwił połączenie danych oddziałów terenowych. Chodziło o konsolidację danych organizacji, nie o portal HR.¹
• Xpertis Finanse i Księgowość wskazano w dokumentacji UOKiK jako używany program księgowy. Nowy system HR miał przekazywać do niego dane płacowe do księgowania. Dokumentacja nie opisuje integracji z portalem pracowniczym Xpertis.¹⁷
• Xpertis Fakturowanie przekazuje automatycznie dekretowane dokumenty do programu finansowo-księgowego. Opis potwierdza przepływ danych, lecz nie określa technicznego sposobu połączenia.³

Xpertis występuje więc w różnych scenariuszach wymiany danych, od łączenia danych oddziałów po przekazywanie zapisów do księgowości. Przy ocenie projektu trzeba odróżnić działające połączenia od wymagań zamówienia i planów integracyjnych.

Co Xpertis robi inaczej niż konkurencja?

Xpertis automatycznie dekretuje dokumenty w opisanym zastosowaniu. Nie dowodzi to jednak, że konkurencyjne produkty nie mają takiej funkcji. Automatyczna dekretacja ogranicza ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.³ Dla porównującej systemy firmy ważniejszy jest zakres dokumentów objętych procesem niż sama wzmianka o funkcji.¹⁵

Autoform Polska korzystała wcześniej z Xpertis, a później przeszła na Merit ERP. W ocenie firmy zmiana poszerzyła możliwość wpływania na procesy i dokumenty systemowe przy zachowaniu intuicyjnej obsługi. To opinia Autoform Polska o własnej migracji, nie wynik testu porównawczego.¹⁸ Pokazuje natomiast osobne kryterium wyboru: zakres samodzielnego kształtowania procesów przez użytkowników.¹⁹

Xpertis należy oceniać według procesów, które automatyzuje. W przypadku Merit ERP relacja Autoform Polska zwraca uwagę także na wpływ użytkowników na przebieg pracy. Przykłady dotyczą różnych zastosowań i kryteriów, więc nie przesądzają o przewadze jednego produktu w każdej firmie.

Plusy i minusy Xpertis

Xpertis przyniósł opisane korzyści w konkretnych wdrożeniach. Część funkcji wymienionych w zamówieniach pozostaje jednak wymaganiem projektowym, nie potwierdzoną cechą standardowej konfiguracji. Firma wybierająca ERP powinna rozdzielić osiągnięte rezultaty od prac dopiero przewidzianych w innych środowiskach.

Xpertis a przejście na Merit ERP w Fabryce Materacy JANPOL: 3 miesiące przygotowań, 1 dzień zmiany systemu

Xpertis służył Fabryce Materacy JANPOL do 2022 roku. Firma przeszła na Merit ERP wraz z rozwojem i wzrostem potrzeb.²⁰ Opis migracji odróżnia przygotowania od przełączenia systemów, co ma znaczenie przy ocenie wpływu zmiany ERP na produkcję. W JANPOL-u przygotowania trwały trzy miesiące, a samo przełączenie na Merit ERP zajęło jeden dzień.²⁰

• Przygotowania do migracji z Xpertis na Merit ERP trwały 3 miesiące. To czas prac poprzedzających zmianę, nie samego przełączenia.²⁰
• Zmiana systemu w Fabryce Materacy JANPOL zajęła 1 dzień i nie wymagała zatrzymania produkcji. Wynik dotyczy tego projektu, nie migracji w każdej firmie.²⁰
• Planowanie produkcji w Merit ERP uruchamia się automatycznie po zarejestrowaniu zamówienia. System tworzy też etykiety do śledzenia elementów materacy.²⁰
• Standardowe funkcje Merit ERP zastąpiły według JANPOL część modyfikacji poprzedniego systemu, obniżając koszty firmy. Nie jest to efekt przypisany każdej migracji z Xpertis.²⁰

Merit ERP wdrożono w JANPOL w chmurze. Opis wskazuje bieżące aktualizacje oraz stałe, przewidywalne koszty utrzymania.²⁰ Przypadek pokazuje dopasowanie standardowych funkcji nowego systemu do procesów producenta materacy, nie porównanie produktów w identycznej konfiguracji. Przy planowaniu wymiany Xpertis warto osobno traktować przygotowanie migracji i faktyczne przełączenie.

Xpertis Kadry i Płace 12.51: wymagania zamówienia dotyczące e-Dokumentacji Pracowniczej i terminu 14 dni

Xpertis Kadry i Płace występował w zamówieniu na rozbudowę posiadanego środowiska o e-Dokumentację Pracowniczą. Funkcje i terminy określały wymagania zamawiającego; nie potwierdzały wykonania prac.⁷ Zamówienie wskazywało wersje systemu kadrowo-płacowego i serwera ERP. Nie opisuje przez to zakresu innych instalacji.

Tabela przedstawia wersje produktów oraz terminy wymagane w tym zamówieniu.⁷

Dane w tabeli: 12

Moduł e-Dokumentacja Pracownicza miał tworzyć i przechowywać dokumentację oraz obsługiwać import wsadowy i podpis elektroniczny. Wymagano też dostępu do dokumentów z systemu kadrowo-płacowego, załączników definiowanych przez użytkownika oraz zarządzania uprawnieniami.⁷ Osobno wskazano publikowanie wybranych elementów dokumentacji w portalu HR zintegrowanym z Xpertis Kadry i Płace. Nie potwierdza to takiej funkcji w każdym portalu pracowniczym Xpertis.⁷

Warunki zamówienia przewidywały komercyjną licencję modułu i wsparcie producenta; wykluczały licencje open source. Dotyczyły tego zakupu, nie wszystkich zasad licencjonowania Xpertis.⁷ Zamówienie pokazuje precyzyjnie określony zakres dokumentacji, uprawnień i portalu. Nie dowodzi dostarczenia tych funkcji w standardowej konfiguracji.¹²

Xpertis i dostęp do kodu źródłowego: ograniczenia opisane przy umowie integracyjnej za 109 028,75 PLN

Xpertis był przedmiotem zamówienia Uniwersytetu Morskiego w Gdyni. Prace wymagające dostępu do kodu źródłowego przypisano wyłącznie Asseco Business Solutions jako podmiotowi posiadającemu prawa i dostęp do kodu. To uzasadnienie konkretnego zamówienia, nie reguła dla wszystkich integracji Xpertis.⁵ Wartość wskazana w tytule dotyczyła umowy integracyjnej, nie licencji na produkt.⁵

• Zakres integracji obejmował przesyłanie dokumentów zakupu między Xpertis a Simple ERP przez szynę ESB. Jest to warstwa pośrednicząca w wymianie danych między systemami.^5,6
• Elektroniczny obieg dokumentów Xpertis miał zostać zaadaptowany w ramach zamówienia. Był to osobny zakres prac, obok połączenia dotyczącego dokumentów zakupu.⁵
• Okres realizacji umowy wynosił 12 miesięcy. Nie oznacza to, że samo techniczne połączenie systemów trwało przez cały okres umowny.⁵

Xpertis opisano też w zastosowaniach dla firm spedycyjnych i transportowych. Zamówienie uczelni dotyczyło innego scenariusza: integracji z systemem księgowym i adaptacji obiegu dokumentów.¹⁰ Przy planowaniu podobnych prac trzeba oddzielić zadania wymagające ingerencji w kod źródłowy od pozostałej integracji. Ograniczenie wyboru wykonawcy odnosiło się do tej pierwszej kategorii.⁵

Xpertis w Anis Opakowania: uporządkowanie danych przy 25 użytkownikach

Xpertis wdrożono w Anis Opakowania przede wszystkim dla produkcji i logistyki; projekt objął także finanse. W chwili opisu z systemu korzystało 25 użytkowników. Firma rozpoczęła w nim pracę po 4 miesiącach od początku wdrożenia. To parametry konkretnego projektu, nie limit użytkowników ani termin obiecywany innym firmom.^8,21

Opis Anis Opakowania przedstawia etapy prac prowadzących do uruchomienia systemu.⁸

• Analiza przedwdrożeniowa Xpertis określiła zakres projektu i harmonogram prac w Anis Opakowania.⁸
• Migracja danych do Xpertis objęła wcześniejsze dane firmy. Przeniesienie poprzedzało rozpoczęcie pracy użytkowników w nowym systemie.⁸
• Konfiguracja i przygotowanie użytkowników Xpertis obejmowały instalację, parametryzację, zmiany w obiegu dokumentów oraz szkolenia. Uruchomienie wymagało więc również dostosowania procesu dokumentowego, nie tylko instalacji oprogramowania.⁸

Xpertis działał w Anis Opakowania na platformie MacroBASE, w środowisku Windows, z protokołem SSL i architekturą trójwarstwową. Taka architektura rozdziela prezentację, przetwarzanie i dane. Konfiguracja dotyczy tej instalacji, nie wymagań każdego wdrożenia.⁸ Przypadek obejmuje procesy operacyjne i migrację danych, ale nie wyznacza harmonogramu dla innych firm.

Dla kogo jest Xpertis, a dla kogo nie?

Xpertis ERP warto rozważyć, gdy firma chce objąć jednym projektem produkcję, logistykę i finanse. Taki zakres miało wdrożenie u producenta opakowań.⁸ O dopasowaniu decydują procesy objęte projektem, nie sama branża czy liczba stanowisk.

Sprawdzi się, jeśli

• Xpertis ERP odpowiada scenariuszowi producenta, który chce powiązać procesy operacyjne z finansami. Przykład firmy wytwarzającej opakowania pokazuje taki zakres, lecz nie określa minimalnej skali przedsiębiorstwa.⁸
• Xpertis Deweloper jest rozwiązaniem dla firm prowadzących inwestycje deweloperskie i sprzedaż. Ten wariant branżowy należy odróżniać od ogólnego opisu Xpertis ERP.¹¹

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Merit ERP i Softlab ERP wskazuje się do obsługi kadr i płac przy dużym zatrudnieniu oraz w firmach wielozakładowych. Przy takim celu warto porównać je z konkretnym zakresem Xpertis Kadry i Płace. Samo wskazanie alternatyw nie dowodzi, że Xpertis nie obsługuje podobnych organizacji.¹⁸

Xpertis warto zestawić z potrzebami produkcyjno-logistycznymi lub deweloperskimi opisanymi w przykładach. Gdy głównym celem są kadry i płace w wielu zakładach, do porównania należy włączyć alternatywne produkty HR.

Alternatywy dla Xpertis

Xpertis i inne produkty warto porównywać według tych samych potrzeb: kadr i płac, samoobsługi pracowniczej oraz warunków wdrożenia. Asseco Merit ERP i Asseco Softlab ERP obsługują kadry, płace, wielozakładowość oraz Portal HR z samoobsługą. W Asseco Merit ERP AI akceptuje e-ZLA i wnioski urlopowe oraz przygotowuje skierowania na badania.¹⁸ Dane o HR nie wystarczają do porównania całego zakresu produkcji, logistyki i finansów tych produktów.

Tabela zestawia alternatywy; ceny Comarch ERP Optima dotyczą modułów HR i progów zatrudnienia, nie pełnego wdrożenia ERP.

Dane w tabeli: 18,22,23

Symbol „ – ” nie jest ceną produktu ani oznaczeniem bezpłatnej usługi.

• Asseco Merit ERP jest alternatywą dla wielozakładowych kadr i płac oraz Portalu HR. Wdrożenia prowadzą zespół producenta i certyfikowani partnerzy. Na produkt przeszły z Xpertis JANPOL i Autoform Polska, lecz migracje nie porównują identycznych konfiguracji.^18,20
• Asseco Softlab ERP obejmuje Portal HR z samoobsługą pracowniczą. Sam zakres HR nie rozstrzyga wyboru, jeśli firma potrzebuje również obsługi produkcji.¹⁸
• Comarch ERP Optima jest alternatywą przy doborze modułu kadrowo-płacowego do wielkości zatrudnienia. Ceny modułów nie są kosztem całego ERP ani podstawą porównania kosztów wdrożenia Xpertis.^22,24

Asseco Merit ERP oraz pozostałe linie Asseco ERP mają zgodność z KSeF i JPK w standardzie.¹⁸ Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT również figurują w zestawieniu produktów ERP. Nie przedstawiono jednak ich bezpośredniego porównania z portalem pracowniczym Xpertis.²⁴

Najczęstsze pytania o Xpertis

Xpertis i Portal HR opisany przy innych produktach ERP nie są nazwami tej samej funkcji. Przy wyborze samoobsługi pracowniczej trzeba ustalić, którego produktu dotyczy dany opis.

Czy Portal HR w Merit ERP i Softlab ERP potwierdza funkcje portalu pracowniczego Xpertis?

Nie. Opis Portalu HR z samoobsługą pracowniczą dotyczy Merit ERP i Softlab ERP, a nie funkcji czy ceny portalu pracowniczego Xpertis.¹⁸ Tych produktów nie należy utożsamiać przy porównywaniu obsługi pracowników.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.