ERP dla budownictwa — wybór pod wielkość firmy i scenariusz wdrożenia

Developer Manager łączy CRM dla deweloperów z funkcjami ERP dotyczącymi rozliczania płatności. Najbliżej mu więc do procesu sprzedaży mieszkań. Rozliczanie kontraktów wykonawczych wymaga osobnej oceny.⁸

Developer Manager: funkcje potwierdzone u producenta

W Developer Manager proces zaczyna się od zapytania i rezerwacji, a kończy na akcie notarialnym. Po drodze obejmuje umowę deweloperską.⁸ System informuje klientów o stanie wpłat i przypomina im o terminach płatności.⁸

Narzędzie pomaga również przygotować dokumentację sprzedażową.⁸ Ma to znaczenie przy planowaniu przedsięwzięcia. Ustawa wymaga bowiem, by harmonogram przedsięwzięcia deweloperskiego lub zadania inwestycyjnego obejmował co najmniej cztery etapy realizacji.⁹

Producent wskazuje możliwość zarządzania ofertami na stronie internetowej oraz raportowania.⁸ Developer Manager automatycznie przekazuje ceny mieszkań do dane.gov.pl. Nie trzeba w tym celu ręcznie przygotowywać plików.⁸

Ustawa nakazuje przekazywać dane o cenach raz na dobę ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. Minister publikuje je następnie na portalu danych.¹⁰

Developer Manager: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

Developer Manager wspiera działy sprzedaży, księgowości i techniczny, a także zarząd.⁸ Wsparcie pracy księgowości nie oznacza jednak automatycznej integracji z używanym programem finansowo-księgowym. Zakres wymiany danych trzeba określić w ofercie wdrożeniowej.

W budżecie należy osobno ująć licencję lub subskrypcję i konfigurację procesów. Integracje oraz późniejsze utrzymanie to kolejne pozycje.

Developer Manager: dla jakiej firmy ma sens?

Developer Manager pasuje do dewelopera, który prowadzi sprzedaż mieszkań od zapytania po akt notarialny. Pozwala mu przy tym powiązać kontakt z klientem z informacją o płatnościach.⁸

Przy działalności skupionej na kosztorysach robót i kontraktach budowlanych trzeba ocenić właśnie te procesy. Sama nazwa ERP nie rozstrzyga o wyborze. Liczy się zakres pracy, który firma chce przekazać systemowi.

Develogic oferuje gotowy do pracy Develogic Start oraz rozwiązania dostosowywane do procesów firmy. Start jest kierowany do firm budowlanych i deweloperskich. Rozbudowa wykorzystuje technologię low-code, która ogranicza potrzebę pisania kodu, oraz silnik obiegu pracy z AI.^3,4 Według producenta abonament Develogic Start zaczyna się od 99 zł miesięcznie za użytkownika.¹¹

Develogic: funkcje potwierdzone u producenta

Develogic Start pokazuje faktury do zapłaty oraz te po terminie. Dane można wyeksportować do banku lub księgowości; producent zestawia ten proces z około 3 godzinami miesięcznie pracy ręcznej.⁴

System porównuje również fakturę z KSeF z umową, zamówieniem i kaucją. W ten sposób pomaga ustalić zgodność kwoty i potrącenie. Producent odnosi funkcję do około 4 godzin ręcznego szukania dokumentów i liczenia.⁴

W szerszym rozwiązaniu Develogic można planować przychody i koszty inwestycji. Raporty wyników i przepływów pieniężnych, czyli cash flow, pokazują wykonanie budżetu.³ Producent wymienia też elektroniczny obieg dokumentów, ewidencję wynajmowanych lokali usługowych oraz kokpit menedżera z raportami marży i cash flow.³

Develogic: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

Producent przedstawia Develogic Start jako system gotowy do pracy bez osobnego projektu wdrożeniowego. Użytkownicy otrzymują asystę.⁴ W rozwiązaniach dostosowywanych zespół Develogic projektuje i wdraża zakres wynikający z potrzeb firmy. Producent deklaruje możliwość uruchomienia systemu już w 10 dni.³

To dwa różne sposoby rozpoczęcia pracy. Jeden oznacza gotowy Start, drugi – projekt dostosowania procesów.

Develogic Start umożliwia eksport danych do księgowości. Taki eksport sam w sobie nie oznacza dwukierunkowej integracji z programem finansowo-księgowym.⁴ W kalkulacji trzeba oddzielić opłatę za system od wdrożenia, integracji i utrzymania.

Producent podaje abonament Start od 99 zł miesięcznie za użytkownika. Stawka ta nie obejmuje wyceny ewentualnych integracji.¹¹

Develogic: dla jakiej firmy ma sens?

Develogic warto rozważyć, gdy firma deweloperska lub budowlana chce kontrolować faktury, koszty inwestycji i przepływy pieniężne. Producent przedstawia Start jako gotową ścieżkę rozpoczęcia pracy.⁴

Jeżeli firma chce zmienić obieg dokumentów lub rozbudować procesy, większe znaczenie ma wariant projektowany przez zespół Develogic. Samo uruchomienie Start nie odpowiada wtedy na całą potrzebę.³ O wyborze przesądzą zakres konfiguracji i sposób przekazywania danych do księgowości.

DEWELOPER System to przede wszystkim CRM do prowadzenia oferty i sprzedaży nieruchomości. Ma również obszar finansów oraz integracje księgowe. Producent kieruje go do deweloperów, biur sprzedaży i agentów, którzy chcą pracować nad ofertą, klientami, sprzedażą, finansami i komunikacją w jednym systemie.¹²

DEWELOPER System: funkcje potwierdzone u producenta

DEWELOPER System porządkuje pracę w 6 obszarach wskazanych przez producenta: magazynie, sprzedaży, finansach, raportach, dokumentach i WWW.¹² Producent określa go jako CRM dla branży nieruchomości. Wskazuje też automatyzację procesów i bieżący obraz sprzedaży.¹²

W części poświęconej raportowaniu producent wymienia dwa rodzaje raportów sprzedaży. Są to raport ilościowy i wartościowy.¹³

Obszar finansów w CRM nie oznacza jeszcze pełnej księgowości. Trzeba ustalić, gdzie kończy się obsługa transakcji sprzedaży, a zaczyna ewidencja księgowa firmy.

Art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymienia pięć elementów ksiąg rachunkowych. Należą do nich między innymi dziennik, księga główna i księgi pomocnicze.¹⁴

DEWELOPER System: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

DEWELOPER System działa w chmurze, więc według producenta nie wymaga inwestycji we własną infrastrukturę.¹² Wśród integracji producent wymienia systemy księgowe InsERT, Symfonia, Comarch i Raks. Wskazuje też możliwość połączenia ze stroną WWW, makietami 3D i portalami ogłoszeniowymi.¹²

W wykazie integracji API producent podaje siedem portali ogłoszeniowych. Można na nich prezentować ofertę nieruchomości.¹⁵

Opłata za chmurowy CRM to nie to samo co koszt wdrożenia. Osobno należy ująć wykonanie konkretnych integracji i utrzymanie. Lista systemów księgowych nie określa jeszcze kierunku ani zakresu przesyłania danych.

DEWELOPER System: dla jakiej firmy ma sens?

DEWELOPER System może odpowiadać deweloperowi lub biuru sprzedaży, które łączy pracę nad ofertą z obsługą klientów. Istotna jest tu także publikacja nieruchomości i przekazywanie danych do księgowości.¹²

Firma budowlana skupiona na kosztorysach robót i rozliczaniu kontraktów powinna ocenić te procesy niezależnie od CRM. Decyzja sprowadza się do głównego zadania systemu: sprzedaży nieruchomości albo zarządzania budową.

enova365 i CRM sprzedaży lokali służą innym celom. enova365 z modułem Nieruchomości obejmuje ewidencję obiektów, najem i rozliczenia. CRM skupia się z kolei na obsłudze nabywców.¹⁶

Przed wyborem warto rozdzielić zarządzanie nieruchomościami, sprzedaż mieszkań i rachunkowość. To powiązane, ale nie tożsame procesy.

enova365: funkcje potwierdzone u producenta

enova365 prowadzi ewidencję obiektów oraz obsługuje najem, media, przeglądy, polisy i dokumentację.¹⁶ Według producenta umowy, lokale i rozliczenia korzystają ze wspólnych danych. Zmianę wprowadza się 1 raz, a system uwzględnia ją w powiązanych procesach.¹⁶

Producent wskazuje także rozliczanie rachunkowo-księgowe administrowanych podmiotów.¹⁶ Ma to znaczenie przy ocenie granicy między administracją nieruchomościami a księgowością.

enova365: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

Moduł Nieruchomości enova365 należy do ERP. Połączenie go z tym systemem nie wymaga więc integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.¹⁶

Producent prowadzi wdrożenie wspólnie z Autoryzowanym Partnerem. Partner wdrożeniowy nie jest ani producentem, ani odrębnym produktem.¹⁶ W ofertach trzeba oddzielić licencję i moduły od prac partnera, integracji z innymi systemami oraz utrzymania.

enova365: dla jakiej firmy ma sens?

enova365 pasuje do firmy, która chce objąć ERP administrację nieruchomościami i rozliczenia. Nie jest to wybór ograniczony do pozyskiwania klientów na mieszkania. Producent opisuje przykład zastosowania obejmujący finanse, kadry, flotę i produkcję mas bitumicznych. Dotyczy on konkretnego wdrożenia, a nie zakresu każdego projektu.¹⁷

Jeśli firma potrzebuje przede wszystkim rezerwacji i sprzedaży lokali, powinna ocenić te funkcje osobno. Moduł Nieruchomości odpowiada na inny zestaw potrzeb.

Symfonia ERP obejmuje procesy inwestycyjne i finansowe firmy budowlanej. CRM sprzedaży lokali skupia się natomiast na nabywcach. Producent opisuje zakres ERP od planowania budżetu i kontraktacji po rozliczenie inwestycji, serwis gwarancyjny oraz sprzedaż lokali.⁷

Symfonia ERP: funkcje potwierdzone u producenta

Symfonia ERP pozwala śledzić marżę i cash flow firmy oraz projektu inwestycyjnego w czasie rzeczywistym.⁷ Producent wymienia bazę lokali, umowy, harmonogramy i rozliczanie płatności. Wskazuje również faktury dla inwestora, faktury zaliczkowe i dokumenty dotyczące sprzedaży nieruchomości.⁷

System automatyzuje obieg akceptacji umów, faktur i protokołów.⁷ To jeden z procesów, które trzeba uwzględnić przy ustalaniu zakresu wdrożenia.

Opis producenta obejmuje również sprzedaż, księgowość i HR.⁷ Przy porównywaniu ofert każdą potrzebną funkcję należy przypisać do konkretnego produktu i konfiguracji. Całej oferty marki nie można utożsamiać z jedną wersją ERP.

Symfonia ERP: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

Producent deklaruje uruchomienie Symfonii ERP w Chmurze do 2 dni. Czas uruchomienia usługi nie określa jednak czasu dostosowania procesów budowlanych. Nie wyznacza też terminu wykonania integracji.⁶

Producent opisuje automatyczne kopie zapasowe z ostatnich 30 dni. Wśród zabezpieczeń wymienia MFA, czyli wieloskładnikowe uwierzytelnianie, SSL i ISO 27001. Usługa korzysta z chmury Microsoft Azure.⁶

Symfonia deklaruje pomoc w doborze oprogramowania oraz wsparcie w trakcie wdrożenia i po nim. Wskazuje też dostosowanie rozwiązania i integracje z systemami zewnętrznymi.⁷ Według producenta centrum pomocy jest dostępne 24/7.⁷

W kalkulacji należy rozdzielić licencję lub subskrypcję, wdrożenie, integracje i utrzymanie. Kwota 490 zł podana przy produkcie chmurowym nie jest wyceną tych prac.⁶

Symfonia ERP: dla jakiej firmy ma sens?

Symfonia ERP odpowiada firmie, która chce połączyć budżet inwestycji i kontraktację z rozliczeniami. W tym samym zakresie może uwzględnić księgowość oraz obsługę sprzedaży lokali.⁷

Jeśli priorytetem są płace pracowników budowy, osobnej oceny wymaga Symfonia R2Płatnik. Producent wskazuje naliczanie wynagrodzeń z danych o umowach, czasie pracy, dodatkach i potrąceniach. Automatyzacja ogranicza czynności niewymagające 100% uwagi użytkownika.⁶ O wyborze decydują procesy objęte wdrożeniem, a nie tylko czas uruchomienia wersji chmurowej.¹⁸

Asseco Softlab ERP / Merit ERP warto porównywać pod kątem kontroli inwestycji budowlanej. CRM sprzedaży lokali należy oceniać z perspektywy obsługi nabywców. Asseco opisuje rozwiązanie dla budownictwa jako obejmujące planowanie, budżetowanie, sprzedaż i rozliczenie inwestycji.¹⁹

Przed decyzją trzeba przypisać opisane funkcje do konkretnego produktu. Równie ważny jest zakres wybranej oferty.

Asseco Softlab ERP / Merit ERP: funkcje potwierdzone u producenta

Asseco ERP dla budownictwa skupia w 1 środowisku projekty, harmonogramy, budżety, koszty, finanse i dokumentację. Obejmuje też sprzęt, narzędzia oraz współpracę z podwykonawcami i dostawcami.¹⁹

Producent wskazuje kontrolę kosztów i rentowności inwestycji. Opisuje także obsługę płatności, faktur, należności oraz przepływów pieniężnych projektu.¹⁹ Bieżąca analiza dotyczy zgodności faktur z ofertami i terminów płatności.¹⁹

Asseco Softlab ERP / Merit ERP: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

Według producenta Asseco ERP można rozszerzyć o możliwości Business Cloud.¹⁹ Opis rozwiązania branżowego nie przypisuje jednak każdej funkcji oddzielnie do Softlab ERP lub Merit ERP.

Oferta powinna rozdzielać licencję wybranego produktu, wdrożenie, integrację z księgowością i utrzymanie. Trzeba w niej również określić zakres rozszerzenia chmurowego.

Asseco Softlab ERP / Merit ERP: dla jakiej firmy ma sens?

Asseco Softlab ERP / Merit ERP to kierunek porównania dla wykonawcy kontrolującego budżet, zobowiązania i zasoby projektu. Producent przywołuje zestawienia Computerworld TOP200 oraz ITWIZ Best 100 dotyczące dostawców ERP. Ich nazwy nie oceniają dopasowania konkretnej edycji do firmy.¹⁹

Ostateczna ocena zależy od funkcji przypisanych w ofercie do wybranego produktu. Ogólny opis rozwiązania branżowego nie wystarczy do podjęcia decyzji.

Archdesk jest przeznaczony dla wykonawcy, który chce powiązać kosztorys, harmonogram, zakupy i dane z budowy we wspólnym rejestrze projektu. CRM sprzedaży lokali obsługuje inny proces. Producent odróżnia Archdesk od ogólnych ERP zorientowanych na produkty, magazyn i powtarzalne operacje.²⁰

Archdesk: funkcje potwierdzone u producenta

Archdesk obejmuje kosztorysowanie, ofertowanie, budżety projektów, zamówienia i podwykonawstwo. Obsługuje również dokumenty oraz zapisy z placu budowy. Według producenta kosztorys staje się budżetem, a zamówienia i dane terenowe trafiają do wspólnego rejestru projektu bez pośredniego eksportu.²⁰

Raporty porównują budżet z wykonaniem i obejmują CVR, czyli uzgodnienie wartości robót z kosztami. Uwzględniają też 2 wskaźniki: CPI dotyczący wydajności kosztowej i SPI odnoszący się do harmonogramu. Producent wskazuje ponadto raporty robót w toku i własne mierniki dla projektu oraz portfela projektów.²⁰

Archdesk: licencja, wdrożenie i integracja z księgowością

W Archdesk można prowadzić wnioski o płatność, fakturowanie i śledzenie płatności. Platforma nie zastępuje jednak księgi głównej, czyli ewidencji księgowej firmy. Producent wymienia integracje z 3 systemami księgowymi: Xero, Sage i QuickBooks.²⁰

Przy wycenie należy oddzielić subskrypcję od uruchomienia procesów projektowych. Sposób połączenia z księgowością i utrzymanie to kolejne elementy kalkulacji.

Archdesk: dla jakiej firmy ma sens?

Archdesk pasuje do wykonawcy, który chce widzieć koszt zobowiązania już przy zatwierdzaniu zamówienia lub podwykonawstwa. Nie musi wtedy czekać na otrzymanie faktury.²⁰

W takim modelu ważna jest wygoda formularzy, kart czasu pracy i zapisów terenowych dla zespołu budowy. To z nich pochodzą dane projektowe.²⁰ Deweloper skupiony na rezerwacjach mieszkań powinien oceniać Archdesk jako narzędzie do realizacji robót, nie zamiennik CRM sprzedaży lokali.