Sap Erp — wdrożenie, raporty

Praca w SAP ERP zaczyna się od dostępu do właściwej wersji systemu. Dopiero potem przychodzi czas na konfigurację oraz kontrolę dokumentów i raportów. Łącznik SAP ERP w Microsoft Power Automate Process Mining pobiera dane przez lokalną bramę danych, korzystając z 2 technologii: RFC i BAPI¹.
Poniższe checklisty pomagają uporządkować codzienną pracę i rozwiązywać problemy. Standardowe wsparcie SAP ERP z pakietami EHP6–8 kończy się 31 grudnia 2027 r.; dla wcześniejszych pakietów termin był inny².

SAP ERP: lista kontrolna przed zapisaniem dokumentu

Przed zapisaniem dokumentu w SAP ERP sprawdź dane źródłowe i skutek planowanej operacji. Zamówienie, dostawa i dokument finansowy mają różne pola oraz odmienny moment zatwierdzenia.
Po zapisie skontroluj numer dokumentu księgowego. Pole BELNR ma maksymalnie 10 znaków³.

Dokument źródłowy porównaj z danymi w systemie. Sprawdź identyfikator kontrahenta, datę, pozycje, ilości i jednostki miary. Rozbieżne pole popraw przed zapisem, żeby błąd nie przeszedł do kolejnego etapu procesu⁴.

Uprawnienia użytkownika decydują o dostępnych czynnościach. Przed zatwierdzeniem odróżnij zapis roboczy od operacji uruchamiającej dalszy obieg. W przypadku dokumentu FI skutki tych działań są różne:

Dane w tabeli: 5

Jak utworzyć dokument, poprawić dane i sprawdzić zapis?

Dokument w SAP ERP utworzysz w aplikacji lub transakcji dostępnej dla danego procesu i użytkownika. Transakcja ME21N służy na przykład do tworzenia zamówienia zakupu, VL01N – dostawy wychodzącej, a FB60 – do wprowadzenia faktury dostawcy⁶.

• Tworzenie dokumentu zacznij w aplikacji przypisanej do właściwego procesu biznesowego.
• Dane dokumentu przenieś ze źródła, zwracając uwagę na kontrahenta, datę i pozycje.
• Kontrolę pól przeprowadź przed zapisem: porównaj ich wartości z dokumentem źródłowym.
• Poprawkę danych wprowadź w edytowalnym polu, zanim zatwierdzisz operację⁷.
• Zapis dokumentu wykonaj po usunięciu komunikatów o błędach.
• Wynik zapisu sprawdź w komunikacie systemowym oraz w widoku zapisanego dokumentu.

Dokument SAP ERP jest gotowy do dalszej pracy, jeśli zapis się powiódł, a dane zgadzają się ze źródłem. Gdy dokumentu nie można już edytować, zastosuj procedurę korekty właściwą dla jego rodzaju. Nie poprawiaj w tym celu danych źródłowych.
Błędnie zaksięgowany dokument FI zwykle koryguje się przez storno i ponowne księgowanie dokumentu z poprawnymi danymi⁸.

Dokumentacja SAP: dobór podręcznika do produktu i wersji

Dokumentację SAP dobieraj według produktu, jego wersji oraz zadania. Instrukcja obsługi aplikacji opisuje pracę użytkownika, podręcznik instalacji dotyczy przygotowania środowiska, a przewodnik zabezpieczeń omawia bezpieczeństwo. Sama nazwa SAP nie wystarczy więc do wyboru właściwego materiału.

SAP Business One Web Client wymaga instrukcji dotyczącej tego interfejsu, jeśli praca odbywa się w przeglądarce. Przy zagadnieniach uprawnień w SAP S/4HANA 2023 punktem odniesienia jest Przewodnik po zabezpieczeniach SAP S/4HANA 2023.
Produkt wymieniony w tytule podręcznika musi odpowiadać systemowi używanemu w firmie. Web Client jest dostępny od SAP Business One 10.0; jego pierwotna dokumentacja dotyczyła wersji dla SAP HANA⁹.

SAP Data Services ma osobną dokumentację. Podręcznik Instalacja i konfiguracja usług danych opisuje przygotowanie tego produktu, nie obsługę dokumentów w SAP ERP. Najpierw ustal produkt, a potem wybierz materiał odpowiadający zadaniu¹⁰.

SAP Customer Activity Repository 2.0 SP4: kiedy sięgnąć po podręcznik operacyjny?

SAP Customer Activity Repository 2.0 SP4 wymaga podręcznika operacyjnego, gdy zadanie dotyczy utrzymania działającego środowiska tej wersji. Oznaczenie 2.0 SP4 wskazuje wydanie, do którego trzeba dobrać instrukcję.
Podręcznik operacyjny jest przeznaczony dla administratora, a użytkownik biznesowy potrzebuje instrukcji swojej aplikacji. SAP Customer Activity Repository 2.0 SP4 wymagał co najmniej SAP HANA 1.0 SPS 12 w ostatniej dostępnej rewizji utrzymaniowej¹¹.

Pakiet zawartości SAP dla aplikacji biznesowych: jak dobrać instrukcję użytkownika?

Pakiet zawartości SAP dla aplikacji biznesowych nie wystarcza jako kryterium wyboru podręcznika. Instrukcja musi pasować do produktu, z którego korzysta użytkownik, i do wykonywanej czynności. Taki wybór zacznij od ustalenia aplikacji.

• Produkt SAP ustal na podstawie aplikacji, w której użytkownik pracuje.
• Wersję produktu porównaj z oznaczeniem wydania podanym w dokumentacji.
• Zakres instrukcji dopasuj do zadania: oddziel obsługę aplikacji od instalacji i administracji¹⁰.

Instrukcja użytkownika pasuje do środowiska firmy wtedy, gdy zgadzają się produkt, wydanie i opisywana czynność. Każdy z tych elementów ma znaczenie przy wyborze materiału.

Połączenie z SAP ERP: lista kontrolna dla układu z 3 serwerami

W układzie serwerów rozwojowego, testowego i produkcyjnego najpierw wskaż właściwe wystąpienie SAP ERP. Łącznik SAP ERP w Microsoft Power Automate Process Mining jest funkcją w wersji zapoznawczej i nie służy do użytku produkcyjnego¹.
Pracuj z nim wyłącznie w środowisku nieprodukcyjnym. Numer systemu SAP zapisuj dwucyfrowo, od 00 do 99, aby wskazać właściwe wystąpienie¹.

Komputer do wyodrębniania danych musi spełniać wymagania łącznika. Osoba konfigurująca potrzebuje uprawnień administratora i dostępu do docelowego wystąpienia SAP¹. Wymagany jest system operacyjny 64-bitowy; wersja 32-bitowa nie jest obsługiwana¹.
Poświadczenia SAP muszą pozwalać na uruchomienie wybranych RFC, czyli zdalnych wywołań funkcji, lub BAPI – interfejsów funkcji biznesowych¹. Na komputerze pobierającym dane łącznik Process Mining wymaga 64-bitowego SAP.NET Connector NCo 3.0, a nie NCo 3.1¹.

Ciąg połączenia zawiera parametry wskazujące serwer SAP. Osoba konfigurująca wybiera lokalną bramę danych i przygotowuje ciąg dla używanego rodzaju serwera. Tabela pokazuje parametry obu wariantów¹.

Dane w tabeli: 1

• Przygotowanie komputera obejmuje wymagane środowisko oraz uprawnienia osoby konfigurującej łącznik.
• Konfiguracja połączenia wymaga wyboru bramy i ciągu połączenia odpowiedniego dla serwera SAP.
• Pobranie danych wymaga wyboru wywołania RFC lub BAPI, do którego użytkownik ma uprawnienia.
• Uwierzytelnianie w łączniku obsługuje tylko metodę podstawową; każdy użytkownik uwierzytelnia się w SAP osobno¹.
• Ograniczenia łącznika wykluczają odbieranie komunikatów z serwera SAP i transakcyjne wywołania RFC, czyli tRFC¹.

Połączenie z SAP ERP przygotuj dla właściwego środowiska. Wybieraj tylko operacje, które obsługuje łącznik.

Raport i eksport danych: co sprawdzić przed przekazaniem pliku?

Raport z SAP ERP skontroluj przed przekazaniem: sprawdź zakres danych, filtry i miejsce zapisania pliku. Porównaj okres oraz liczbę rekordów z zakresem zleconej analizy. Usuń z eksportu pola niepotrzebne odbiorcy.
Jeśli plik zawiera dane osobowe, ogranicz je zgodnie z zasadą minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO¹².

Łącznik SAP ERP w Microsoft Power Automate Process Mining ma limity operacji bramy. Nie są to ogólne limity eksportu raportów z SAP ERP. Tabela zestawia kierunek przesyłania danych z limitem rozmiaru.

Dane w tabeli: 1,13

Plik przekazywany odbiorcy powinien odpowiadać zakresowi raportu. Gdy dane pobiera wskazany łącznik, osobno uwzględnij ograniczenia bramy.

Dokumenty finansowe w SAP ERP: kontrola danych przed księgowaniem

Przed księgowaniem w SAP ERP porównaj dokument finansowy z danymi źródłowymi. Opisany dalej Kreator monitów należy do odrębnego produktu: SAP Business One. Służy on do pracy z należnościami, a nie do księgowania w SAP ERP.

• Dane dokumentu finansowego porównaj z fakturą źródłową, zwłaszcza kontrahenta, daty, kwoty i walutę.
• Dokumenty do monitowania w SAP Business One wybierz według daty księgowania, terminu płatności i typu dokumentu¹⁴.
• Schemat monitowania w SAP Business One wybierz spośród zapisanych schematów albo utwórz nowy dla partnera handlowego lub grupy odbiorców¹⁴.
• Raport rekomendacji Kreatora monitów przejrzyj przed wysłaniem monitów; wskazuje odbiorców i należności wybrane według przyjętego schematu¹⁴.

Altab oferuje prezentację online SAP Business One trwającą 60 minut. Partner podaje też średni czas przygotowania oferty: 3 dni. Te informacje dotyczą działań Altab, a nie parametrów księgowania. Nie określają też kosztu licencji, wdrożenia, integracji ani utrzymania produktu^14,15.

Kontrola finansowa wymaga porównania danych przed księgowaniem. W SAP Business One osobno sprawdź rekomendacje, zanim wyślesz monity.