Metoda 5S — zasady, etapy i tablice cieni

System 5S należy do narzędzi Lean Management, czyli zarządzania nastawionego na ograniczanie marnotrawstwa. Pomaga organizować stanowiska pracy i utrzymywać na nich porządek.¹
W artykule opisano etapy metody, audyt stanowiska oraz zastosowanie tablic cieni na hali produkcyjnej.

Czym jest system 5S i jaki ma cel?

System 5S pozwala tak zorganizować stanowisko, by porządek był widoczny i łatwy do utrzymania. Metoda łączy układ miejsca pracy z zasadami codziennego użytkowania; nie sprowadza porządkowania do jednorazowej akcji.
Składa się z zasad Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke².

5S ma skracać szukanie narzędzi i materiałów. Pomaga też zauważyć, że ktoś odłożył przedmiot w niewłaściwe miejsce. Gdy wyposażenie ma stały układ, kolejni pracownicy nie muszą za każdym razem ustalać, gdzie czego szukać.
W opisanym magazynie po wdrożeniu 5S czas znalezienia brzeszczotu spadł z 390 do 105 sekund³.

Dlaczego firmy stosują metodę 5S?

Firmy stosują 5S, by ograniczyć czynności, które nie wnoszą wartości do pracy na stanowisku. Narzędzia mają wyznaczone miejsca, więc pracownik nie przeszukuje szafek ani nie odkłada wyposażenia na pierwszą wolną półkę. W takim układzie łatwiej również dostrzec zbędne przedmioty.
Porządek wspiera produktywność wtedy, gdy sposób przechowywania odpowiada rzeczywistej pracy, a nie tylko dobrze wygląda⁴.

Od czego zacząć wprowadzanie 5S?

Wprowadzanie 5S warto zacząć od wyboru stanowiska i opisania wykonywanych na nim czynności. Zespół ustala, jakich narzędzi i materiałów potrzebują pracownicy oraz co sprawia im trudność przy pobieraniu i odkładaniu wyposażenia.
Jeżeli korzystają przy tym z miejsc wspólnych, te obszary również powinny wejść w zakres prac⁵.

Jak rozwijać system 5S po pierwszym wdrożeniu?

Po pierwszym wdrożeniu zasady 5S można przenosić na kolejne stanowiska. Każdy układ trzeba jednak dopasować do wykonywanych tam czynności. Dalsza praca obejmuje obserwację, aktualizację standardu i ocenę potrzeb następnego stanowiska.

• Obserwacja pracy pozwala ocenić, czy wyznaczone miejsca pasują do sposobu pobierania i odkładania wyposażenia. Pracownicy wskazują układy, które przeszkadzają im w zadaniach.
• Aktualizacja standardu oznacza zmianę oznaczeń i rozmieszczenia przedmiotów, gdy zmienia się wyposażenie stanowiska. Miejsce odkładania powinno odpowiadać obecnej organizacji pracy.
• Przeniesienie zasad na inne stanowisko wymaga przyjrzenia się jego narzędziom i czynnościom. Bez tej oceny łatwo skopiować miejsca przechowywania, które tam nie pasują.

Zasady organizacji stanowiska powinny nadążać za pracą, którą mają wspierać.

Czym jest 5 etapów systemu 5S i jak przebiega ich kontrola?

System 5S obejmuje 5 kolejnych etapów: od usunięcia zbędnych przedmiotów po utrzymywanie przyjętych zasad.⁶
Kontrola nie sprowadza się do oceny wyglądu. Audyty 5S porównują stan stanowiska z jego standardem i sprawdzają, czy pracownicy stosują ustalone zasady.⁷ W arkuszu audytu Uniwersytetu Tennessee każde kryterium ocenia się w skali od 0 do 5 punktów⁸.

Wdrożenie 5S na hali produkcyjnej i w biurze

Wdrożenie 5S może objąć halę produkcyjną, biuro oraz stanowiska magazynowe i usługowe.¹ Tabela pokazuje, jakie zasoby porządkuje się w różnych środowiskach pracy.

Dane w tabeli: 9

Niezależnie od środowiska zasady muszą odpowiadać czynnościom wykonywanym na danym stanowisku.

Jak przejść przez 5 etapów 5S na stanowisku pracy?

Etapy systemu 5S mają ustaloną kolejność: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke.⁶
Każdy pozostawia rezultat, który można wykorzystać lub sprawdzić podczas pracy. Japońskie nazwy prowadzą od sortowania przedmiotów do utrzymywania przyjętych zasad².

Tabela przedstawia etapy systemu 5S w kolejności wykonania, wraz z działaniami na stanowisku i sposobem utrzymania rezultatów.

Dane w tabeli: 1,4

Kampania czerwonych etykiet pomaga zdecydować, co zrobić z przedmiotami o niepewnej przydatności. Oznaczone rzeczy trafiają do wyznaczonego miejsca, nazywanego magazynem czerwonych etykiet.¹ Czerwona etykieta może zawierać powód usunięcia przedmiotu ze stanowiska, datę, ilość i dane identyfikacyjne.¹
Według procedury Uniwersytetu Tennessee przedmiot nie powinien pozostawać w tym magazynie dłużej niż 30 dni⁸.

Jak przeprowadzić audyt 5S na stanowisku pracy?

Audyt 5S powinien wynikać z zasad ustalonych dla badanego stanowiska. Audytor sprawdza, czy obecne przedmioty są potrzebne do pracy, a wyposażenie wraca w oznaczone miejsca. Ocenia też stan obszarów objętych czyszczeniem.
Następnie zapisuje odchylenia, osobę odpowiedzialną za ich usunięcie oraz sposób ponownej kontroli. W opisanym wdrożeniu magazyn sprawdzano raz w tygodniu przez 13 tygodni¹⁰.

Instrukcje 5S na zdjęciach mogą przedstawiać sposób wykonania pracy lub sprzątania stanowiska.¹
Fotografia wzorcowego układu daje pracownikowi i audytorowi punkt odniesienia. Dzięki niej mogą porównać obecny stan z ustalonym sposobem organizacji.

Tablice cieni 5S i inne zasoby dopasowane do stanowiska

Tablica cieni 5S wyznacza miejsce każdego narzędzia. Pusty obrys od razu pokazuje jego brak.¹ Rozmieszczenie narzędzi można dostosować do ergonomii i częstotliwości używania.⁷
Stanowisko oznacza się także polami odkładczymi, kolorami, strzałkami i poziomami zapasów.¹ Międzynarodowa Organizacja Pracy zaleca umieszczać często używane narzędzia 15–40 cm przed ciałem i najwyżej 40 cm na bok¹¹.

BeeWaTec wskazuje modułowe wyposażenie stanowisk jako pomoc na etapie systematyki.¹² Firma wymienia też systemy cyfrowe służące do monitorowania, oznaczania i śledzenia zasobów podczas organizacji stanowisk.¹²
O wyborze wyposażenia i oznaczeń powinno decydować to, co pracownik faktycznie pobiera, używa i odkłada.

Przykładowy arkusz audytu wskazuje co najmniej 80% możliwych punktów jako cel dojrzałego programu 5S¹³. Taki wynik dotyczy stanowiska z opisanym układem, kontrolowanego według przyjętych zasad.

Korzyści z 5S i przeszkody w utrzymaniu zmian

System 5S może ograniczać marnotrawstwo i czas szukania przedmiotów. Może również poprawiać bezpieczeństwo pracy oraz wykorzystanie przestrzeni.⁶
Te korzyści utrzymują się dzięki stosowaniu zasad podczas pracy, nie zaś samemu wyglądowi świeżo uporządkowanego stanowiska⁴.

Co zmienia 5S na stanowisku pracy?

5S zmienia sposób rozmieszczania i odkładania wyposażenia na stanowisku. Pracownik widzi, które przedmioty tam należą oraz dokąd powinny wrócić po użyciu. Stały układ pomaga zauważyć rzeczy pozostawione poza wyznaczonym miejscem.
Przy kolejnych zadaniach trzeba więc poświęcać mniej czasu na ustalanie, gdzie są narzędzia.

Jak utrzymać zasady 5S w codziennej pracy?

Samodyscyplina w 5S oznacza przestrzeganie standardów i utrzymywanie rezultatów podczas codziennej pracy.⁶ Pracownicy odkładają wyposażenie zgodnie z oznaczeniami, a osoba odpowiedzialna za stanowisko reaguje na odstępstwa.
Pomagają w tym tablice 5S, wyniki audytów, mapy 5S i instrukcje kieszonkowe.⁷

Jakie błędy utrudniają wdrożenie 5S?

Wdrożenie 5S utrudnia podejście, w którym stanowisko porządkuje się tylko raz. Gdy pracownicy przestają przestrzegać standardu, zbędne przedmioty mogą gromadzić się ponownie, a narzędzia nie wracają na miejsce.⁷
Jeśli dana zasada nie sprawdza się podczas wykonywania zadania, zespół powinien ją omówić i dostosować do pracy.

Stanowisko bez 5S: przykłady problemów w organizacji pracy

Stanowisko bez 5S może zapełniać się nadmiarem przedmiotów. Skutkiem bywa czas tracony na szukanie wyposażenia, zbędne zapasy i zajmowanie zbyt dużej powierzchni.¹ Tabela pokazuje, jak takie problemy wyglądają w różnych miejscach pracy.

Korzyści z 5S pozostają trwałe, gdy ustalone zasady są częścią codziennej pracy.

Geneza i zasady 5S w Lean Management

System 5S porządkuje stanowisko w ramach Lean Management. Pomaga pracownikom dostrzec, kiedy wyposażenie lub jego układ przeszkadza w wykonaniu zadania.
Nie zastępuje przy tym analizy przepływu materiałów ani planowania produkcji¹⁴.

Rola 5S wśród narzędzi Lean Management

Tabela rozróżnia porządkowanie stanowiska od usprawniania przepływu pracy między stanowiskami.

Jak 5S wspiera Kaizen?

5S wspiera Kaizen, czyli ciągłe doskonalenie przez usprawnienia zgłaszane i wprowadzane podczas pracy. Pracownicy obserwują czynności na stanowisku, wskazują przeszkodę i proponują zmianę układu lub zasad. Zespół ocenia propozycję w praktyce. Jeśli rozwiązuje ona wskazany problem, trafia do standardu.
Standard staje się więc punktem wyjścia do kolejnych usprawnień, a nie niezmiennym opisem stanowiska.

Skąd wywodzi się metoda 5S?

Metoda 5S wywodzi się z japońskich praktyk organizacji pracy związanych z rozwojem szczupłej produkcji. Jej nazwa pochodzi od japońskich określeń działań porządkujących stanowisko. Toyota Production System (TPS), system organizacji produkcji rozwijany przez Toyotę, stanowi kontekst rozwoju praktyk lean.
Nie znaczy to jednak, że każdą zasadę organizacji stanowiska należy przypisywać wyłącznie jednej firmie.

Jak stosować zasady 5S w logistyce?

5S w logistyce dotyczy miejsc przyjęcia, kompletacji i wydania towaru. Zespół oddziela wyposażenie potrzebne w danej strefie od przedmiotów utrudniających dostęp do regałów lub stanowisk pakowania. Miejsca odkładania powinny odpowiadać temu, gdzie pracownik pobiera i zwraca wyposażenie.
Kontrola obejmuje także przejścia oraz aktualność instrukcji używanych przy obsłudze towaru.

System 5S wspiera lean, gdy porządek pomaga wykonywać rzeczywistą pracę i ją doskonalić.

Przygotowanie stanowiska i zespołu do wdrożenia 5S

Przygotowanie do wdrożenia 5S zaczyna się od opisu stanu stanowiska i wyjaśnienia celu zmian. Pracownicy powinni uczestniczyć w tworzeniu standardów, bo znają stanowiska, na których pracują.¹

Dokumentacja fotograficzna 5S pozwala porównać stanowisko przed zmianami i po ich wprowadzeniu.⁷
Zdjęcia powinny pokazywać te same obszary. Wtedy zespół może ocenić rozmieszczenie wyposażenia i widoczność oznaczeń.

Szkolenia 5S powinny objaśniać zasady danego stanowiska oraz sposób zgłaszania trudności w ich stosowaniu. Kierownictwo i liderzy liniowi mają rolę w przekazywaniu celu oraz zasad 5S. Ich zaangażowanie wskazuje się jako warunek osiągania oczekiwanych rezultatów.⁶

Przygotowanie 5S łączy obraz stanu wyjściowego z zasadami opracowanymi przez ludzi, którzy będą ich używać.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie jest pięć zasad 5S stosowanych w produkcji?

To Seiri (sortowanie), Seiton (systematyka), Seiso (sprzątanie), Seiketsu (standaryzacja) i Shitsuke (samodyscyplina).

Jak stosować 5S na hali produkcyjnej przy maszynie?

Zostawić przy stanowisku potrzebne narzędzia i materiały, przypisać im oznaczone miejsca oraz ustalić zasady czyszczenia. Układ powinien odpowiadać wykonywanym czynnościom, a nie tylko dobrze wyglądać.

Jakie elementy powinien uwzględniać standard 5S w biurze?

Powinien porządkować dokumenty i instrukcje oraz określać sposób utrzymania przyjętego układu. Zasady muszą pasować do zadań wykonywanych w biurze.

Na czym polega audyt 5S?

Audyt 5S polega na porównaniu stanu stanowiska z ustalonym standardem. Audytor sprawdza, czy znajdują się na nim potrzebne przedmioty, wyposażenie wraca na wyznaczone miejsca, a obszary są utrzymane w czystości; zapisuje też odchylenia i sposób ich usunięcia oraz ponownej kontroli.

Co audytor sprawdza podczas audytu 5S?

Porównuje stan stanowiska z ustalonym standardem: sprawdza, czy przedmioty są potrzebne, wyposażenie wraca na oznaczone miejsca, a obszary są utrzymane w czystości. Zapisuje odchylenia i sposób ich ponownej kontroli.