Streamsoft — wdrożenie, funkcje

Streamsoft Verto to produkt firmy Streamsoft. Instrukcja powinna odpowiadać wersji programu, z której korzysta przedsiębiorstwo.
Ten poradnik prowadzi przez rozpoczęcie pracy, ustalenie uprawnień i obieg zamówienia. Podpowiada również, co zrobić, gdy opis nie zgadza się z ustawieniami systemu.

Gdzie znaleźć instrukcję Streamsoft Verto odpowiednią dla używanej wersji?

Instrukcję Streamsoft Verto wybierz z dokumentacji producenta dla wersji używanej w firmie. Ustawienia właściwe dla przedsiębiorstwa opisują materiały przekazane przy wdrożeniu.
Streamsoft jest producentem programu; partner wdrożeniowy opisuje konfigurację przygotowaną dla firmy. Zanim wykonasz wskazane czynności, porównaj wersję z instrukcji z wersją środowiska, w którym pracują użytkownicy.

Groovy to język skryptowy, który służy w Streamsoft Verto do nadawania systemowi dynamicznych zachowań.¹ Zachowanie w firmie może więc różnić się od opisanego w instrukcji. Ustal wtedy, czy opis dotyczy standardu produktu, czy konfiguracji wdrożeniowej. To rozstrzyga, czy sięgnąć po dokument producenta, czy po opis zmian przygotowany podczas wdrożenia.

Właściwa instrukcja musi pasować do wersji programu. Powinna też uwzględniać konfigurację, z której korzysta firma. Dopiero oba te warunki pozwalają odnieść opis do codziennej pracy.

Pierwsze uruchomienie: lista kontrolna dostępu i odnajdywania funkcji

Pierwsze uruchomienie Streamsoft Verto pokaże, czy użytkownik trafił do właściwego środowiska. Pozwoli mu też znaleźć funkcje potrzebne na stanowisku.
To etap poznawania programu, a nie zmieniania firmowych ustawień. Nie wykonuj przy tej okazji rzeczywistej operacji.

• Adres środowiska Streamsoft Verto musi zgadzać się z adresem przekazanym pracownikowi. Przed otwarciem danych firmy odróżnij środowisko robocze od szkoleniowego.
• Dostęp do Streamsoft Verto sprawdź na koncie przypisanym do pracownika. Jeśli system odmówi dostępu, zapisz komunikat i przekaż go administratorowi; nie używaj cudzego konta.
• Obszar pracy w Streamsoft Verto powinien odpowiadać obowiązkom stanowiska, takim jak obsługa zamówień lub rozliczeń. Porównaj nazwy ekranów z instrukcją dla używanego środowiska.
• Widoczność funkcji w Streamsoft Verto porównaj z czynnościami przypisanymi pracownikowi. Brakującą funkcję zgłoś administratorowi, podając nazwę konta i opis zadania.
• Ścieżka dojścia do funkcji w Streamsoft Verto powinna trafić do wewnętrznej instrukcji stanowiskowej. Dzięki temu pracownik wróci do właściwego miejsca bez zmiany konfiguracji programu.

Po pierwszym uruchomieniu pracownik powinien mieć potwierdzony dostęp do środowiska. Powstaje też wykaz funkcji potrzebnych na stanowisku. Osobno zapisz te, których użytkownik nie widzi na swoim koncie.

Konta i role w Streamsoft Verto: lista kontrolna uprawnień przed startem

Przed rozpoczęciem pracy w Streamsoft Verto powiąż uprawnienia z obowiązkami stanowiska. Pracownik powinien wykonać swoje zadania bez dostępu do niepowiązanych danych. Lista kontrolna pomaga ustalić zakres dostępu; sposób wprowadzenia uprawnień zależy od firmowej konfiguracji.
Przy dostępie do danych osobowych uwzględnij art. 5 ust. 1 lit. c RODO: zakres przetwarzania należy ograniczyć do niezbędnego minimum².

• Obowiązki stanowiska opisz przez konkretne czynności, na przykład przygotowanie zamówienia albo weryfikację rozliczenia. Na tej podstawie ustalisz potrzebny dostęp.
• Zakres danych firmy dopasuj do odpowiedzialności stanowiska. Weź pod uwagę oddziały i obszary organizacyjne związane z wykonywanymi czynnościami.
• Prawo do zmiany danych oddziel od prawa do odczytu. Samo korzystanie z informacji przy kontroli nie uzasadnia przyznania prawa do edycji.
• Zatwierdzanie operacji powierz osobie odpowiedzialnej za decyzję, osobno od przygotowania dokumentu, jeśli tak działa firmowy proces. Zapisz odpowiedzialność za każdy etap.
• Zmiana stanowiska pracownika wymaga przeglądu wcześniejszych uprawnień. Usuń dostęp związany z poprzednimi obowiązkami, zanim przypiszesz pracownikowi nowe zadania.
• Akceptacja zakresu uprawnień należy do właściciela procesu. Powinna nastąpić przed przekazaniem ustaleń administratorowi; zachowaj też opis zaakceptowanych czynności na potrzeby późniejszych zmian.

Kontrola pozwala przypisać do stanowisk obowiązki, zakres danych i prawa do podejmowania decyzji. Taki zapis wyznacza granice dostępu w firmie.
Art. 29 RODO stanowi, że osoby działające z upoważnienia administratora przetwarzają dane osobowe wyłącznie na jego polecenie, chyba że prawo wymaga inaczej².

Od zamówienia do rozliczenia w Streamsoft Verto: lista kontrolna pracy w sprzedaży, magazynie i finansach

Lista kontrolna pomaga prześledzić obieg zamówienia w Streamsoft Verto: od ustaleń handlowych po rozliczenie. Skupia się na przekazywaniu danych między zespołami. Postępuj zgodnie z obiegiem przyjętym w firmie i instrukcją dla jej konfiguracji.
Termin kontrolny wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT: co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia następnego miesiąca po dostawie³.

• Dane zamówienia muszą zgadzać się z ustaleniami zaakceptowanymi przez klienta. Przed przekazaniem sprawy sprawdź kontrahenta, pozycje, ilości oraz warunki dostawy i płatności.
• Potwierdzenie realizacji powinno przejść ze sprzedaży do magazynu zgodnie z firmową procedurą. Rozbieżność w zamówieniu oznacz przed obsługą wysyłki, nie dopiero przy rozliczeniu.
• Informację o faktycznej realizacji zestaw z zamówieniem po zakończeniu pracy magazynu. Różnice w pozycjach lub ilościach wyjaśnij z osobą odpowiedzialną za realizację.
• Podstawa rozliczenia wymaga uzgodnienia między sprzedażą a finansami. Oprzyj je na zaakceptowanych warunkach i danych o realizacji; przed zatwierdzeniem dokumentu wskaż osobę odpowiedzialną za rozbieżności.
• Status należności powiąż z właściwą sprawą klienta według zasad działu finansowego. Informację o wystawieniu dokumentu oddziel od informacji o otrzymaniu płatności.

Po kontroli ustalenia handlowe, dane o realizacji i podstawa rozliczenia powinny tworzyć spójny zestaw. Każda rozbieżność musi mieć osobę odpowiedzialną za jej wyjaśnienie.
Art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT wymaga podania na fakturze miary i ilości dostarczonych towarów; porównaj je z danymi realizacji³.

Najczęściej zadawane pytania

Do czego służy Groovy w Streamsoft Verto?

To język skryptowy używany do nadawania systemowi dynamicznych zachowań. Dlatego zachowanie programu w firmie może różnić się od standardowego opisu.

Co ogranicza art. 5 ust. 1 lit. c RODO przy dostępie do danych osobowych?

Zakres przetwarzania danych należy ograniczyć do niezbędnego minimum.

Czy wystawienie dokumentu potwierdza otrzymanie płatności?

Nie. Informację o wystawieniu dokumentu należy oddzielić od informacji o otrzymaniu płatności.

Kiedy wyjaśnić rozbieżność w zamówieniu dotyczącą wysyłki?

Przed obsługą wysyłki, a nie dopiero przy rozliczeniu.

Jakie dane faktury porównać z realizacją?

Miary i ilości dostarczonych towarów. Ustawa o VAT wymaga podania ich na fakturze.