Migracja danych do ERP

Synchronizacja danych z ERP oznacza bieżącą wymianę informacji między systemem ERP a innymi aplikacjami, na przykład sklepem internetowym. Comarch e-Sklep wymienia z systemami Comarch ERP dane o asortymencie, zamówieniach i kontrahentach przez serwis wymiany.¹
Ten poradnik dotyczy konfiguracji przepływu, mapowania pól i kontroli danych. Dokumentacja Comarch wskazuje te trzy kategorie informacji wymienianych przez serwis: asortyment, zamówienia i kontrahentów².

Czym jest synchronizacja danych z ERP i czym różni się od migracji?

Migracja przenosi dane do systemu docelowego przy zmianie środowiska. Synchronizacja obejmuje także zmiany wprowadzane już po uruchomieniu systemów. Samo zakończenie importu nie aktualizuje wcześniej przeniesionych rekordów.

O zakresie synchronizacji decydują identyfikatory rekordów, reguły aktualizacji i kierunek wymiany. Warto ustalić je osobno. Łatwiej wtedy rozpoznać, czy rozbieżność była już w danych źródłowych, czy powstała podczas przesyłania³.

Jakie procesy usprawnia aktualna wymiana danych z ERP?

Bieżąca wymiana ogranicza ręczne przepisywanie zmian w kartach towarowych i kontrahentów. Przy towarze zgrupowanym synchronizację z Comarch ERP do e-Sklepu może zakłócić błędna relacja towaru nadrzędnego z podrzędnymi albo dezaktywacja towaru nadrzędnego.¹
Nie wystarczy więc obejrzeć pojedynczej karty. Trzeba skontrolować również jej powiązania.

Synchronizacja a jednorazowy import: co dzieje się z danymi po migracji?

Jednorazowy import danych do ERP przenosi przygotowany zestaw rekordów. Późniejsze zmiany wymagają osobno ustalonej synchronizacji. Comarch e-Sklep nie zaimportuje karty zanonimizowanego kontrahenta; przed ponowną synchronizacją można usunąć powiązanie konta z jego kartą w ERP.¹
Status rekordu po migracji ma zatem znaczenie dla kolejnych wymian. Podstawą żądania usunięcia danych osobowych jest art. 17 RODO; realizacja takiego żądania może prowadzić do anonimizacji danych kontrahenta⁴.

Skąd biorą się braki, duplikaty i nieaktualne rekordy?

Braki i duplikaty danych mogą wynikać z niepoprawnej struktury rekordu lub powielonych informacji w przesyłanym pliku. Przy błędzie dotyczącym kontrahenta albo towaru trzeba odróżnić wadliwe dane od opóźnienia wymiany. Jednym z punktów kontroli karty kontrahenta jest NIP: numer ma 10 cyfr⁵.

• Atrybuty towaru zduplikowane na grupie towarowej albo karcie towaru w Comarch ERP wywołują komunikaty o niepoprawnej strukturze danych.¹
• Dane kontrahenta w pliku XML wymagają usunięcia duplikatów przed ponowną synchronizacją kontrahentów z Comarch ERP do e-Sklepu.¹
• Pole e-mail kontrahenta synchronizowanego z Comarch ERP do e-Sklepu dopuszcza 1 adres e-mail.¹
• Duplikaty potwierdzeń wysyłanych z Comarch ERP mogą wydłużyć synchronizację z e-Sklepem. Nie blokują jednak całej wymiany ani nie zmieniają poprawności procesu.¹

Jak porównać dane źródłowe i docelowe po synchronizacji?

Porównanie danych po synchronizacji ma pokazać, czy rekord dotarł i zachował właściwy identyfikator. Trzeba też zestawić wartości w uzgodnionych polach. Przy kartach produktów można sprawdzić, czy identyfikator GTIN-13 zachował wszystkie 13 cyfr⁶.

• Identyfikatory rekordów pozwalają zestawić właściwe karty źródłowe i docelowe, zamiast porównywać tylko ich nazwy.
• Atrybuty i relacje wymagają porównania po obu stronach wymiany, także w zakresie powiązań między kartami.
• Test integralności w Comarch ERP Optima i XL sprawdza logiczną spójność danych. Przydaje się również przy podejrzeniu błędów konfiguracji atrybutów.¹

Po kontroli powinno być jasne, które rekordy i pola wymagają poprawy. Sam komunikat o zakończeniu wymiany nie daje takiej odpowiedzi⁷.

Czym jest automatyczna synchronizacja danych z ERP w codziennych procesach?

Automatyczna synchronizacja danych z ERP uruchamia wymianę według harmonogramu, bez ręcznego rozpoczynania każdej operacji. W codziennej pracy obejmuje wskazane dane. Jej wynik trzeba następnie porównać z zapisami o przebiegu wymiany.
Częstotliwość zależy od tego, jak szybko zmiany w danym procesie muszą dotrzeć do innych aplikacji⁸.

E-commerce i ERP: które przepływy danych wymagają kontroli?

Wymiana między e-commerce a ERP obejmuje między innymi informacje o produktach, cenach, stanach magazynowych i zamówieniach. Comarch ERP Optima może synchronizować te dane z platformami e-commerce.⁹
Po zmianie ceny lub stanu magazynowego warto porównać wartości w ERP i sklepie. Przy zamówieniu trzeba ustalić, czy trafiło do właściwego rekordu. Taka kontrola wskazuje konkretną rozbieżność, zamiast uznawać całą synchronizację za nieudaną.

Jak ustalić częstotliwość wymiany i zasady obsługi błędów?

Harmonogram synchronizacji powinien odpowiadać tempu zmian danych i sposobowi reagowania na błędy. Comarch ERP Optima pozwala określić zakres danych i częstotliwość automatycznej wymiany oraz tworzyć harmonogramy.^9,10

Tabela pokazuje przykładowe odstępy między uruchomieniami wymiany w harmonogramie Comarch ERP Optima.⁹

Dane w tabeli: 11

Obsługa błędów synchronizacji wymaga wskazania osoby analizującej komunikat, rekordu do poprawy i warunku ponowienia wymiany. Panel Comarch e-Sklep zapisuje komunikaty o niespełnionych wymaganiach w sekcji Ustawienia > Dziennik zdarzeń > Synchronizacja z ERP.¹
Przed kolejną operacją trzeba rozstrzygnąć, które dane wymagają poprawy.

Comarch ERP Optima: co ustalić przed uruchomieniem automatycznej wymiany danych?

W Comarch ERP Optima trzeba ustalić, które rekordy obejmie zaplanowane zadanie i kto sprawdzi jego wynik. Zadania synchronizacji uruchamia działający w tle Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.⁹
Comarch ERP Optima zapisuje logi operacji, pomocne przy analizie przebiegu wymiany.⁹ Osobę odpowiedzialną za ich przegląd warto wskazać przed uruchomieniem harmonogramu. Logi Serwisu Operacji Automatycznych są domyślnie usuwane po 10 dniach; ustawienie można zmienić na okres od 5 do 30 dni¹².

Oddziały firmy: jak uzgodnić wspólne identyfikatory rekordów?

Identyfikatory rekordów w oddziałach trzeba uzgodnić tak, by centrala i oddział rozpoznawały tego samego kontrahenta lub towar. Pozwala to uniknąć tworzenia odrębnych kart. Comarch ERP Optima umożliwia synchronizację danych między centralą a oddziałami oraz z aplikacjami mobilnymi.⁹
Przy uzgadnianiu kart kontrahentów trzeba też kontrolować długość NIP, który ma 10 cyfr⁵.

• Kod towaru powinien wskazywać ten sam towar w centrali i oddziale.
• Identyfikator kontrahenta powinien łączyć właściwe karty jeszcze przed wymianą danych.
• Właściciel rekordu powinien być wskazany dla pól zmienianych przez użytkowników w różnych lokalizacjach.

Wspólne identyfikatory pozwalają przypisać zmianę do właściwego rekordu w całej firmie. W przypadku produktów może nim być GTIN-13, składający się z 13 cyfr⁶.

Synchronizacja danych z ERP: plan konfiguracji i kontroli przepływu

Plan synchronizacji danych z ERP powinien wskazywać system źródłowy dla każdego pola, kierunek przesyłania i sposób sprawdzania wyniku. Karty towarów oraz dane płacowe i księgowe potrzebują osobnych reguł. Chroni to przed nadpisaniem zmian w niewłaściwym systemie.
Każde uzgadniane pole powinno mieć jeden system nadrzędny, stanowiący wiarygodne źródło danych¹³.

Jak wyznaczyć źródło danych i kierunek ich przepływu?

Źródło danych trzeba przypisać do konkretnego rekordu oraz operacji: dodania, zmiany albo usunięcia. Przy prawidłowej konfiguracji moduł płacowy Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL synchronizują dane dwukierunkowo przy każdej z tych operacji.¹⁴
Dokumentacja Comarch potwierdza wymianę w dwóch kierunkach podczas dodawania, zmiany i usuwania danych objętych synchronizacją¹⁵.

• Właściciel pola określa system, w którym użytkownik wprowadza zmianę.
• Kierunek wymiany określa, czy zmiana trafia tylko do systemu docelowego, czy wraca również do źródłowego.
• Reguła usuwania określa sposób traktowania skasowanego rekordu przez połączone systemy.

Jasno zapisany kierunek przepływu pomaga odróżnić zamierzoną zmianę od przypadkowego nadpisania. W integracji korzystającej z żądań warunkowych If-Match niezgodność znacznika zmienionego rekordu może skutkować odpowiedzią HTTP 412 zamiast nadpisania danych¹⁶.

Które moduły ERP uczestniczą w wymianie danych?

Moduły ERP uczestniczące w wymianie zależą od procesu. Płace i księgowość przekazują sobie inne dane niż system handlowy i sklep. Symfonia ERP Kadry i Płace współpracuje z programem Finanse i Księgowość w 3 trybach: wspólnej bazy, osobnych baz z replikacją oraz osobnych baz.¹⁷
Od trybu zależy zakres kontroli: samych zapisów w bazie albo także przepływu między bazami. Symfonia przewiduje pracę modułów w jednej wspólnej bazie lub w dwóch osobnych, również z replikacją¹⁸.

Jak przygotować mapowanie pól i przeprowadzić import próbny?

Mapowanie pól łączy pola źródłowe z odpowiadającymi im polami w systemie docelowym. Import próbny powinien objąć poprawną kartę oraz karty z celowo wskazanymi błędami. Wynik pokaże wtedy zarówno przeniesione rekordy, jak i przyczyny odrzucenia pozostałych¹⁹.

• Grupa domyślna towaru musi należeć do drzewa kategorii wysyłanego z Comarch ERP do e-Sklepu. Brak grupy lub wybór spoza tego drzewa powoduje błąd synchronizacji.¹
• Status dostępności towaru dla Comarch e-Sklep musi być ustawiony na karcie w ERP. Jego brak powoduje błąd synchronizacji.¹
• Cena domyślna i stawka VAT muszą znajdować się na synchronizowanym towarze. Brak którejkolwiek wartości blokuje import do Comarch e-Sklep.¹

Wynik importu próbnego powinien wskazywać pole do poprawy przy każdym odrzuconym towarze²⁰.

Dane produkcyjne: które rekordy i jednostki uwzględnić w mapowaniu?

Mapowanie danych produkcyjnych powinno uwzględniać identyfikator materiału, jednostkę miary i powiązanie składnika z wyrobem. Jednostkę z rekordu źródłowego trzeba zestawić z jednostką oczekiwaną przez system docelowy. Dzięki temu ilość zachowa to samo znaczenie po wymianie.
Przykładowa reguła przeliczenia ilości materiału to 1 kg = 1000 g²¹.

Uprawnienia operatora również wymagają kontroli. W przypadku opisanym na forum nadanie operatorowi CDNOPERATOR prawa do wykonywania procedur w Comarch ERP XL rozwiązało problem synchronizacji z Comarch ERP Optima.²² To opis pojedynczego przypadku, nie uniwersalny sposób naprawy błędów wymiany.

Poprawny przepływ wymaga zgodnych pól i jednostek. Operator musi też mieć uprawnienia potrzebne do wykonania operacji²³.

API, middleware czy pliki: wybór metody integracji z ERP

Metodę integracji z ERP dobiera się do wymaganej częstotliwości aktualizacji, zakresu pól i sposobu obsługi nieudanych przesyłów. Tabela zestawia działanie metod z tym, co trzeba kontrolować podczas wymiany.

Wybór metody zależy od tego, kiedy zmiana ma dotrzeć do odbiorcy. Równie ważne jest ustalenie, kto ponowi przesył po błędzie.

Jak dobrać sposób wymiany danych do częstotliwości aktualizacji i zakresu pól?

Sposób wymiany danych warto ustalić po określeniu częstotliwości, listy pól i reguły ponawiania błędów. Synchronizacja różnicowa Comarch e-Sklep przesyła tylko informacje, które się zmieniły.²
Dane do wygenerowania klucza wymiany oraz adres serwisu wymiany znajdują się w szczegółach sklepu w panelu Comarch e-Sklep.²

• Zakres pól powinien obejmować informacje potrzebne odbiorcy. Każda dodatkowa grupa danych poszerza zakres kontroli².
• Zdjęcia towarów wymagają ograniczenia liczby i wagi przesyłanych plików; wskazano to jako sposób optymalizacji synchronizacji z Comarch e-Sklep.² Towar synchronizowany z Comarch ERP do e-Sklepu może mieć 1 zdjęcie główne.¹
• Nieudany przesył wymaga zapisania błędu i ustalenia reguły ponowienia, niezależnie od metody integracji.

Tak określony zakres pomaga dopasować metodę do zmian w danych. Nie trzeba wtedy przesyłać całej zawartości przy każdej aktualizacji²⁴.

ERP i system produkcyjny: jak kontrolować przepływ zmian w codziennej pracy?

Przepływ zmian między ERP a systemem produkcyjnym trzeba śledzić od rekordu źródłowego po potwierdzenie odbioru. Integratory opisywane przez ITMakeovers sprawdzają dane przed wysłaniem, rejestrują błędy i nieudane przesyły oraz pozwalają ponowić wysyłkę.²⁵

• Identyfikator zmiany powinien łączyć zapis źródłowy z wynikiem przesyłu i rekordem docelowym.
• Komunikat błędu powinien wskazywać rekord oraz pole wymagające poprawy przed ponowieniem²⁰.
• Ponowny przesył powinien obejmować poprawione dane. Jego wynik trzeba porównać z zapisem w systemie produkcyjnym.

Kontrola kończy się potwierdzeniem konkretnej zmiany w systemie docelowym. Samo uruchomienie integracji nie wystarcza.

Najczęściej zadawane pytania

Czy karta zanonimizowanego kontrahenta może zostać zsynchronizowana z Comarch e-Sklepem?

Nie, Comarch e-Sklep nie zaimportuje takiej karty. Przed ponowną synchronizacją można usunąć powiązanie konta z kartą kontrahenta w ERP.

Ile adresów e-mail może zawierać karta synchronizowanego kontrahenta?

Pole e-mail dopuszcza jeden adres.

Czy duplikaty potwierdzeń wysyłanych z Comarch ERP blokują synchronizację?

Nie blokują całej wymiany ani nie zmieniają jej poprawności, ale mogą ją wydłużyć.

Co oznacza odpowiedź HTTP 412 przy żądaniu If-Match?

Może oznaczać, że znacznik zmienionego rekordu jest niezgodny. W takim przypadku system zwraca HTTP 412 zamiast nadpisywać dane.

Co sprawdzić, gdy synchronizacja towaru zgrupowanego z ERP do e-Sklepu nie działa?

Sprawdź relację towaru nadrzędnego z podrzędnymi oraz to, czy towar nadrzędny nie został dezaktywowany.