ERP dla firm usługowych i konsultingowych

enova365 obejmuje obsługę klientów, zleceń i serwisu, a także finanse, kadry oraz obieg dokumentów.¹ Jej zakres wykracza więc poza planowanie projektów i prowadzenie relacji w CRM. Dla firmy znaczenie ma to, które procesy chce połączyć podczas wdrożenia.

enova365: funkcje potwierdzone u producenta

enova365 odpowiada na problem danych rozrzuconych między systemami i ręcznie przepisywanych dokumentów.¹ Producent wskazuje 9 obszarów funkcjonalnych enova365: 25 modułów podstawowych oraz 29 dodatkowych.⁸ W opisie znalazły się między innymi:

• Raporty zarządcze przeznaczone dla właścicieli i dyrektorów finansowych.¹
• Integracja z bankiem do śledzenia płatności i wysyłania przelewów.¹
• Elektroniczny obieg dokumentów dotyczących pracowników i spraw handlowych.¹

enova365: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

enova365 wdraża się we współpracy z Autoryzowanym Partnerem, zgodnie z modelem opisanym przez producenta.¹ Licencja nie wyczerpuje budżetu: odrębnie należy ująć prace wdrożeniowe, integracje i utrzymanie. Zakres rozliczania projektów trzeba powiązać z procesami wybranymi do wdrożenia.

Producent opisuje współpracę rozpoczętą w 2019 r., w której wdrożono moduł kadrowo-płacowy.¹ Ta data dotyczy przedstawionego przypadku. Nie wyznacza terminu kolejnego wdrożenia.

enova365: dla jakiej firmy ma sens?

enova365 warto rozważyć, gdy firma chce połączyć zlecenia, finanse, kadry i dokumenty w jednym wdrożeniu.¹ Agencja, kancelaria lub firma consultingowa powinna odnieść ten zakres do własnej ewidencji czasu, budżetowania i fakturowania. Jeśli potrzebuje wyłącznie tablicy zadań, całe ERP obejmuje więcej, niż wymaga ten proces.

Comarch ERP oznacza rodzinę produktów, nie jeden system o niezmiennym zakresie. Producent kieruje moduł Comarch ERP Optima Faktury do małych firm usługowych, a zintegrowane ERP również do firm średnich i dużych.² Trzeba więc wskazać konkretny produkt oraz procesy, które ma obsłużyć. Licencja modułu Optima Faktury na jedno stanowisko kosztuje w sklepie Comarch 220 zł; moduł wymaga do działania Kasa/Bank.⁹

Comarch ERP: funkcje potwierdzone u producenta

Comarch ERP Optima Faktury producent przedstawia jako moduł dla małej firmy usługowej.² Osobno opisuje program chmurowy dla małych i mikrofirm: obejmuje fakturowanie online, księgowość i magazyn oraz aplikację na iOS i Android.² Funkcji tego programu nie należy automatycznie przypisywać modułowi Optima Faktury.

Comarch ERP: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Koszt Comarch ERP zależy od wybranego produktu i sposobu licencjonowania. Za opisany program chmurowy producent podaje cenę od 0 zł miesięcznie.² Nie jest to cena Optima Faktury ani zintegrowanego ERP. Wdrożenie, integracje i utrzymanie trzeba policzyć osobno, a pracę na projektach ocenić dla wybranej konfiguracji.¹⁰

Comarch ERP: dla jakiej firmy ma sens?

Comarch ERP Optima Faktury może być punktem wyjścia dla małej firmy usługowej skupionej na wystawianiu faktur.² Średnia lub duża firma, która łączy więcej procesów, powinna porównywać zakres zintegrowanego ERP. To nie to samo co moduł fakturowania.² Ostateczny wybór zależy od skali, rozliczania zleceń i zakresu wdrożenia.

HermesSQL warto rozważyć tam, gdzie firma rozlicza zlecenia usługowe wraz ze zużytymi materiałami. Producent opisuje automatyczne fakturowanie: z 1 pozycją za usługę zbiorczą lub z 2 pozycjami, które rozdzielają elementy rozliczenia.¹¹ Dla serwisu liczy się powiązanie wykonanej pracy z dokumentem sprzedaży. Sama lista zadań tego nie zapewnia.

HermesSQL: funkcje potwierdzone u producenta

HermesSQL obsługuje zlecenia oraz powiadomienia o zmianie ich statusu i przyjęciu potrzebnych materiałów.¹¹ Ma zestawienia i wydruki; firma może też przygotować własne wzory umów serwisowych, dokumentów reklamacyjnych i dotyczących rękojmi.¹¹ Producent opisuje tworzenie raportów z danych zapisanych w bazie systemu.¹¹ Klient może otrzymać powiadomienie o zleceniu przez e-mail lub SMS.¹¹

HermesSQL: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Przy kalkulacji HermesSQL trzeba rozdzielić licencje, wdrożenie, szkolenia i infrastrukturę. Opisana przez producenta inwestycja objęła licencje HermesSQL i MS SQL Server, usługi wdrożeniowe i szkoleniowe oraz sprzęt. Nie jest to obowiązkowy zakres każdego zakupu.¹¹ Osobne pozycje stanowią integracje i utrzymanie, a obsługi projektów nie należy utożsamiać z obsługą zleceń serwisowych. SQL Server 2022 Express ogranicza pojedynczą relacyjną bazę danych do 10 GB; zgodność tej edycji z HermesSQL wymaga odrębnej oceny.¹²

HermesSQL: dla jakiej firmy ma sens?

HermesSQL pasuje do scenariusza, w którym zlecenie przechodzi od zmiany statusu i wykorzystania materiałów do faktury. Producent wskazuje możliwość dopasowania oprogramowania do wielkości firmy.¹¹ Agencja lub firma consultingowa rozliczająca godziny i budżety projektów powinna oceniać te procesy oddzielnie.

Werdykt: najmocniej opisany jest tu przebieg i rozliczenie zlecenia serwisowego.

explitia ERP producent przeznacza dla firm usługowych i projektowych zatrudniających od 10 do około 200 osób.¹³ System obejmuje realizację projektów, finanse, kadry i zasoby, a nie tylko kontakty z klientami typowe dla CRM.¹³ Warto go odnieść do sposobu, w jaki firma analizuje sprzedaż oraz rentowność świadczonych usług.⁴

explitia ERP: funkcje potwierdzone u producenta

explitia ERP łączy w module sprzedażowym potencjalnych klientów, oferty i historię kontaktów.¹³ Kontrola kosztów obejmuje etapy oraz wydatki projektu, natomiast konta analityczne pozwalają przypisywać koszty do poszczególnych projektów.¹³ Moduł kadrowy służy do zarządzania pracownikami, ewidencji czasu i obsługi płac.¹³ Producent wymienia osiem obszarów funkcjonalnych, w tym sprzedaż i CRM, kontroling kosztowy, projekty oraz HR i administrację.⁶

explitia ERP: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

W explitia ERP firma dobiera moduły do swoich potrzeb. Producent opisuje przygotowanie propozycji wdrożenia obejmującej wybrane moduły.¹³ Porównując oferty, trzeba osobno policzyć licencję, konfigurację procesów projektowych, integracje i utrzymanie. Przy usługach abonamentowych specyfikacja powinna obejmować fakturowanie cykliczne, ewidencję czasu i przypisywanie kosztów.

explitia ERP: dla jakiej firmy ma sens?

explitia ERP odpowiada scenariuszowi agencji, firmy consultingowej lub inżynierskiej prowadzącej wiele projektów. Łączy wtedy ocenę sprzedaży z pracą zespołu i kosztami. Producent wskazuje widoczność szans sprzedaży, etapów realizacji i rentowności jako cel połączenia tych procesów.¹³ Jeśli działalność opiera się przede wszystkim na pojedynczych naprawach, ważniejszy będzie przebieg zlecenia serwisowego.

Unit4 ERP (Teta) warto rozpatrywać przy wdrożeniu obejmującym kadry, płace, finanse i wiele podmiotów. Producent wskazuje automatyzację procesów między firmami w grupie jako sposób ograniczania kosztów jej prowadzenia.¹⁴ Znaczenie ma zakres wspólnych procesów, nie sama potrzeba ułożenia harmonogramu projektu.¹⁵

Unit4 ERP (Teta): funkcje potwierdzone u producenta

Unit4 ERP (Teta) obejmuje obsługę kadr i automatyzację naliczania wynagrodzeń.¹⁴ Producent opisuje także automatyzację zadań oraz uproszczenie procedur związanych ze świadczeniem usług.¹⁴ Wskazuje ponadto zarządzanie rozwojem pracowników i kontrolę płynności finansowej.¹⁴ Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy miesięczne wynagrodzenie trzeba wypłacić najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca.¹⁶

Na stronie produktu przytoczono wypowiedź o obsłudze wielofirmowości.¹⁴ Chodzi o pracę z podmiotami jednej grupy. Ta sama wypowiedź wskazuje możliwość elastycznego tworzenia zaawansowanych raportów.

Unit4 ERP (Teta): licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Budżet dla Unit4 ERP (Teta) powinien oddzielać licencję od wdrożenia, integracji i utrzymania. W firmie projektowej trzeba opisać, jak czas pracy i koszty zespołu trafią do raportów finansowych dotyczących projektów. Sam moduł kadrowo-płacowy nie określa sposobu rozliczania umów z klientami.

Unit4 ERP (Teta): dla jakiej firmy ma sens?

Unit4 ERP (Teta) ma sens dla organizacji usługowej prowadzącej kadry, wynagrodzenia i finanse w strukturze wielofirmowej. Firma consultingowa w takiej grupie powinna osobno ocenić rozliczanie projektów oraz planowanie pracy konsultantów. Dla działalności skupionej na prostym fakturowaniu usług zakres organizacyjny systemu nie będzie głównym kryterium.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations odpowiada firmom planującym obsadę projektów, prognozującym budżety i łączącym rozliczenia z finansami. Producent opisuje przydział pracowników według umiejętności oraz migawki budżetu i czasu używane w prognozach.¹⁷ Trzeba przy tym odróżnić Project Operations od osobnej aplikacji Dynamics 365 Finance.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations: funkcje potwierdzone u producenta

Microsoft Dynamics 365 Project Operations pomaga dopasować umiejętności pracowników do potrzeb projektu.¹⁷ Migawka budżetu i czasu zapisuje stan tych danych na potrzeby prognozy. Pozwala to zestawić cele wydatkowe z postępem prac.¹⁷ Producent wskazuje również funkcje Copilot w Project Operations.¹⁷

Microsoft Dynamics 365 Project Operations: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Microsoft Dynamics 365 Project Operations może wymieniać dane z Dynamics 365 Finance lub zewnętrznym ERP przez otwarte API.¹⁷ To interfejs łączący odrębne systemy. Dlatego w budżecie trzeba wydzielić subskrypcje aplikacji, wdrożenie procesów, integrację finansową i utrzymanie. Microsoft opisuje wdrożenia Dynamics 365 prowadzone z partnerami; partner wdrożeniowy nie jest producentem aplikacji.¹⁷

Microsoft Dynamics 365 Project Operations: dla jakiej firmy ma sens?

Microsoft Dynamics 365 Project Operations warto rozważyć w firmie consultingowej lub inżynierskiej, która przede wszystkim planuje obsadę i kontroluje budżety projektów. Przy zleceniach serwisowych lub potrzebie samodzielnej księgowości ważny staje się zakres integracji finansowej. To odrębny element decyzji.

Przywołana przez producenta ocena IDC MarketScape na lata 2023–2024, dokument US50231223 z grudnia 2023 r., dotyczy finansowo-księgowych aplikacji SaaS. Nie ocenia funkcji Project Operations.¹⁷

Werdykt: produkt należy porównywać jako narzędzie projektowe współpracujące z odrębnym systemem finansowym.

Odoo może odpowiadać firmie, która zaczyna od projektów, a ich rozliczenie chce połączyć z budżetem, zakupami i sprzedażą. Producent opisuje współpracę tych obszarów w pracy projektowej.¹⁸ Przy wyborze trzeba rozdzielić aplikację Project, rodzaj użytkownika i hosting. Każdy z tych elementów wpływa na konfigurację oraz koszt.

Odoo: funkcje potwierdzone u producenta

Odoo Project pozwala śledzić kamienie milowe, czyli ważne punkty postępu prac, oraz korzystać z gotowych lub własnych paneli raportowych.¹⁸ Producent przedstawia aplikację jako bezpłatną bez limitu czasu i liczby użytkowników. Nie oznacza to, że każda konfiguracja Odoo jest bezpłatna.¹⁸ W opisie rodzajów użytkowników pojawiają się pracownicy raportujący wydatki lub czas oraz dostęp do planowania i usług terenowych.⁴

Odoo: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Koszt Odoo trzeba rozbić na subskrypcje użytkowników, wdrożenie, integracje, hosting i utrzymanie. Producent podaje 7,90 € za użytkownika Light; stawka dotyczy tego rodzaju użytkownika, nie całego systemu.⁴ Zniżka obejmuje użytkowników zamówionych na początku przez 12 miesięcy. Hosting Odoo.sh nie mieści się w tej kwocie.⁴

Odoo.sh służy do hostowania projektów niestandardowych oraz gałęzi programistycznych, testowych i produkcyjnych.⁴ Firmy mające mniej niż 50 osób zwykle pracują bezpośrednio z Odoo w ramach pakietów wdrożeniowych. Użytkownicy instalacji lokalnej muszą korzystać z ostatniej stabilnej wersji.⁴

Odoo: dla jakiej firmy ma sens?

Odoo pasuje do firmy projektowej, która chce dobierać aplikacje i hosting do własnych procesów. Samo narzędzie do zadań nie określa jednak zakresu całego ERP. Agencja lub firma consultingowa powinna ocenić powiązanie postępu z budżetem i sprzedażą, a serwis także obsługę pracy terenowej.

Werdykt: konfigurację można dopasować do działalności, lecz koszt wymaga uwzględnienia użytkowników, hostingu i wdrożenia.

Microsoft Dynamics 365 Business Central to ERP dla małych i średnich firm łączące finanse, sprzedaż, serwis i operacje. Według producenta korzysta z niego 55 000 przedsiębiorstw.⁵ Firma usługowa powinna zacząć ocenę od potrzeb finansowych, a nie od samej nazwy rodziny Dynamics 365.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: funkcje potwierdzone u producenta

Microsoft Dynamics 365 Business Central obejmuje finanse, sprzedaż i operacje, w tym funkcję Microsoft Copilot.⁵ Producent opisuje możliwość połączenia go z osobnymi usługami Dynamics 365 Sales, Customer Service oraz Field Service.⁵ Nie oznacza to, że licencja Business Central zawiera te aplikacje.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Microsoft Dynamics 365 Business Central jest dostępny między innymi w edycji Premium; producent oferuje też bezpłatną wersję próbną.⁵ Posiadacze licencji Microsoft 365 mogą otrzymać dostęp tylko do odczytu danych Business Central bez dodatkowej opłaty za ten dostęp. Nie jest to uprawnienie do prowadzenia operacji w ERP.⁵ Kalkulacja powinna osobno ujmować subskrypcję edycji, wdrożenie, integracje i utrzymanie oraz zakres rozliczania projektów.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: dla jakiej firmy ma sens?

Microsoft Dynamics 365 Business Central pasuje do firmy, która potrzebuje wspólnego systemu finansowo-operacyjnego. Obsługa sprzedaży lub pracy terenowej może przy tym wymagać osobnej aplikacji. Producent przywołuje badanie wskazujące ponad 200% zwrotu z inwestycji w ciągu 3 lat oraz analizę wartości bieżącej netto za ten okres; nie jest to prognoza dla konkretnego wdrożenia.⁵

Werdykt: podstawą wyboru są procesy finansowe i operacyjne, przy odrębnej ocenie projektów oraz kosztu integracji.¹⁹

Simple.ERP obejmuje finanse i obieg dokumentów, więc ma szerszy zakres niż samo narzędzie projektowe. Producentem jest Simple SA, firma z prawie 40-letnim doświadczeniem w tworzeniu ERP. Ten staż nie mówi, jak długo istnieje konkretny produkt.²⁰ Dla usług znaczenie mają kontrola budżetu, zakupy i dostęp pracowników do informacji serwisowych.

Simple.ERP: funkcje potwierdzone u producenta

Simple.ERP pozwala na bieżąco śledzić budżety projektowe, automatyzować zakupy i generować raporty w czasie rzeczywistym.²⁰ Producent wskazuje też centralizację danych, automatyzację powtarzalnych czynności i sprawniejszy obieg dokumentów.²⁰ Zintegrowane aplikacje mobilne dają dostęp do danych kadrowych, dokumentów oraz informacji serwisowych.²⁰

Simple.ERP: licencja, wdrożenie i moduły projektowe

Przy wycenie Simple.ERP koszt licencji lub subskrypcji należy oddzielić od wdrożenia, integracji i utrzymania. Firma usługowa powinna określić, jak budżet projektu łączy się z zakupami, czasem pracy, przychodem i fakturą. Producent przedstawia wdrożenie jako zmianę procesów całej organizacji, a nie tylko wymianę narzędzia.²⁰

Simple.ERP: dla jakiej firmy ma sens?

Simple.ERP warto rozważyć, gdy firma chce kontrolować budżety projektów i zakupy w szerszym systemie. Firma consultingowa powinna dodatkowo ocenić rozliczanie czasu zespołu, a serwisowa przebieg zlecenia i dostęp do danych poza biurem.

Werdykt: budżet projektu można powiązać z operacjami, natomiast sposób fakturowania usług trzeba określić w zakresie wdrożenia.