Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (DMS) — ranking

AMODIT warto rozważyć, gdy firma chce zastąpić ręczne przekazywanie faktur procesem od akceptacji po księgowanie i archiwizację. Wtedy znaczenie ma nie tylko automatyzacja, lecz także połączenie z księgowością. Koszt licencji trzeba policzyć oddzielnie od późniejszego wsparcia. Według producenta roczna opłata za wsparcie wynosi zazwyczaj 15–25% wartości licencji.⁴

AMODIT: funkcje potwierdzone u producenta

AMODIT łączy dane z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, z opisem kosztu, budżetem i dokumentami zakupowymi. Proces obejmuje też akceptację, dekretację, księgowanie oraz archiwizację.³ Producent opisuje rejestrację dokumentów, OCR i połączenia z systemami ERP oraz CRM.³ Wymienia sześć systemów ERP połączonych z AMODIT: CDN XL, Optimę, Symfonię, enova365, Tetę i SAP¹³.

Opisany przez producenta obieg dotyczy faktur oraz wniosków pracowniczych.³ AMODIT korzysta z low-code/no-code, co pozwala konfigurować procesy bez tradycyjnego programowania. Producent określa też wdrożenie jako szybkie.³

AMODIT: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

Przy kalkulacji AMODIT należy oddzielić zakup licencji od jej utrzymania. Roczne wsparcie warunkuje otrzymywanie aktualizacji i pomocy technicznej.⁴ Producent wskazuje, że przez 5–10 lat łączne opłaty abonamentowe mogą przekroczyć koszt zakupu licencji wieczystej. To wskazówka przy porównywaniu modeli, nie cena AMODIT.⁴

W materiałach pojawiają się parametry „czas trwania”: 1 rok 1 miesiąc 4 dni oraz 1 rok 24 dni. Nie oznaczają czasu wdrożenia ani okresu licencji.³ Firmowa kalkulacja powinna osobno obejmować licencję lub abonament, konfigurację procesu i integrację z systemem finansowo-księgowym. Do tego dochodzą uprawnienia użytkowników oraz utrzymanie.

AMODIT: dla jakiej firmy ma sens?

AMODIT pasuje do firmy, która chce powiązać fakturę z zamówieniem, opisem kosztu i decyzją osoby akceptującej. To inny przebieg niż przesyłanie dokumentu między skrzynką e-mail a księgowością. Producent opisuje ręczny scenariusz, w którym po akceptacji księgowość ponownie wpisuje dane, przygotowuje płatność i osobno pilnuje terminu.³ Dlatego przy ocenie wdrożenia liczy się cały proces, nie samo miejsce przechowywania pliku.

Werdykt: AMODIT warto porównywać jako platformę obiegu procesowego. W rachunku trzeba uwzględnić zarówno integrację z księgowością, jak i roczny koszt wsparcia.

WEBCON BPS służy do budowania obiegów dokumentów i innych procesów firmowych. Licencja pozwala tworzyć dowolną liczbę aplikacji, workflow, integracji oraz automatyzacji.⁵ O wyborze decydują zakres planowanych procesów, licencjonowanie użytkowników i środowisko wdrożenia.
Liczba potrzebnych licencji zależy od liczby osób korzystających z platformy.⁵

WEBCON BPS: funkcje potwierdzone u producenta

W WEBCON BPS obieg faktur i umów można rozwijać jako aplikacje na jednej platformie. Nie trzeba kupować osobnej licencji dla każdej aplikacji. Producent wskazuje, że nową aplikację można udostępnić użytkownikom z odpowiednimi licencjami WEBCON.⁵ Licencjonowanie dotyczy również osób regularnie wysyłających formularze, uczestniczących w procesach lub korzystających z raportów i dashboardów.⁵ WEBCON deklaruje brak limitu aplikacji i obiegów; kolejna aplikacja nie wymaga oddzielnej licencji aplikacyjnej⁵.

WEBCON BPS: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

WEBCON BPS ma 3 poziomy licencji użytkownika i 2 warianty platformy.⁵ Modele różnią się sposobem opłacania dostępu oraz środowiskiem, w którym działa system:

Dane w tabeli: 5,14

Producent opisuje początek typowego wdrożenia z udziałem 1 specjalisty IT i 20–40 użytkowników. Później firma może dodawać licencje wraz z kolejnymi działami.⁵ Przeniesienie aplikacji i konfiguracji między modelami nie wymaga tworzenia ich od nowa, choć wiąże się z pracami infrastrukturalnymi.⁵ W budżecie trzeba więc rozdzielić licencje, wdrożenie, integracje i infrastrukturę.

WEBCON BPS: dla jakiej firmy ma sens?

WEBCON BPS odpowiada organizacji, która zamierza dodawać procesy i działy do wspólnej platformy. Nieograniczona liczba aplikacji nie oznacza bezpłatnego dostępu dla kolejnych osób. Gdy przybywa użytkowników, rośnie liczba wymaganych licencji.⁵ Wybór abonamentu albo zakupu licencji zależy od środowiska i sposobu finansowania utrzymania. Dokumentacja WEBCON opisuje trzy subskrypcyjne licencje dostępowe: do wszystkich procesów, jednego procesu i pojedynczego użycia przez użytkownika zewnętrznego¹⁵.

Werdykt: WEBCON BPS należy oceniać przez plan rozwoju procesów i liczbę licencjonowanych osób. Sama liczba aplikacji nie przesądza o koszcie.

Comarch BPM, wcześniej Comarch DMS, pozwala projektować procesy biznesowe, w tym obieg dokumentów. Nie ogranicza się do archiwum: kieruje także pracę między uczestnikami procesu. Producent opisuje w nim obszar Document Management System (DMS), dotyczący zarządzania dokumentami podczas ich obsługi.¹⁶

Comarch BPM (dawniej Comarch DMS): funkcje potwierdzone u producenta

Comarch BPM jest platformą low-code. Pozwala konfigurować procesy bez pisania całej aplikacji tradycyjnymi metodami. Producent wymienia ewidencję i akceptację kosztów oraz wnioski pracownicze jako zastosowania platformy.¹⁶ Proces może mieć określony czas realizacji, automatyczną eskalację opóźnień i raportowanie.¹⁶

Comarch BPM (dawniej Comarch DMS): licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

W budżecie Comarch BPM dostęp do platformy, konfiguracja obiegów, integracja danych i utrzymanie powinny stanowić osobne pozycje. Producent opisuje możliwość rozszerzania procesów ERP przy zachowaniu integracji danych.¹⁶ Zakres wdrożenia warto zatem wyznaczyć na podstawie procesów, ról i wymiany danych. Sama liczba dokumentów nie opisze całego nakładu prac.

Comarch BPM (dawniej Comarch DMS): dla jakiej firmy ma sens?

Comarch BPM warto rozważyć, gdy zarządzanie dokumentami ma być częścią szerszych procesów firmy. Producent wskazuje także możliwość pracy na urządzeniach mobilnych.¹⁶ Przy wyborze należy zestawić akceptację kosztów, sprawy kadrowe i integrację z ERP z zakresem wdrożenia. Od tego zakresu zależy, co firma będzie musiała skonfigurować.

Werdykt: Comarch BPM pasuje do porównania tam, gdzie dokument ma przechodzić przez proces biznesowy. Nie jest jedynie elektronicznym archiwum.

Symfonia eDokumenty obsługuje obieg faktur i zarządzanie dokumentami. Szczególnie warto ją ocenić w firmie, która już używa produktów Symfonii. Według producenta 55% klientów wybrało produkt ze względu na integrację z Symfonią KSeF Plus, Finanse i Księgowość oraz Handel.⁶ Koszt dostępu użytkownika, aplikacji dodatkowych, wdrożenia i integracji trzeba liczyć osobno.

Symfonia eDokumenty: funkcje potwierdzone u producenta

W Symfonii eDokumenty faktura przechodzi od wpływu i akceptacji do przekazania opisanych danych księgowości. Po akceptacji trafia do Symfonii Finanse i Księgowość bez ponownego przepisywania.⁶ Połączenie z Symfonią KSeF Plus włącza do wspólnego obiegu faktury z KSeF. Obejmuje też dokumenty otrzymane e-mailem lub w postaci skanu.⁶

W aplikacji Płatności użytkownik wskazuje etap, na którym dokument zostaje oznaczony do zapłaty.⁶ Producent opisuje również obieg przygotowany na e-Doręczenia.⁶ To, jakie dane przechodzą między produktami, zależy od ich wersji oraz konfiguracji wdrożenia.⁶

Symfonia eDokumenty: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

Symfonia eDokumenty rozlicza dostęp dla 1 użytkownika. Producent opisuje warianty do podstawowego obiegu, pracy grupowej oraz procesów ERP i CRM.⁷ Różnią się pojemnością chmury, którą zestawiono poniżej.¹⁷

Dane w tabeli: 7

W cenniku producenta występuje 510 zł netto rocznie, odrębna pozycja za 240 zł oraz opcjonalne aplikacje za 60 zł lub 120 zł. Cena aplikacji zależy od jej wyboru.⁷ Nie należy sumować tych kwot jako ceny jednego pakietu bez ustalenia wariantu i dodatków. Producent daje 30-dniowy dostęp testowy do pakietu Premium i wybranych aplikacji.⁶ Konfiguracja obiegu i integracja wymagają osobnej pozycji w kalkulacji.

Symfonia eDokumenty: dla jakiej firmy ma sens?

Symfonia eDokumenty pasuje do firmy, która chce przekazywać zaakceptowane faktury do używanej już księgowości Symfonii. Może przy tym objąć jednym procesem dokumenty z różnych kanałów. Według producenta 55% klientów stanowią firmy z sektora MŚP.⁶ Gdy firma korzysta z innego systemu finansowo-księgowego, ważniejszy od pojemności archiwum staje się zakres integracji.

Werdykt: warto ocenić powiązanie produktu z pozostałymi rozwiązaniami Symfonii. Dostęp, dodatki i wdrożenie pozostają odrębnymi kosztami.

DocuWare łączy zarządzanie dokumentami z automatyzacją obiegu. System można uruchomić w chmurze, lokalnie albo w modelu hybrydowym.¹⁸ Przy wyborze liczą się miejsce przechowywania danych i połączenia z używanym oprogramowaniem. Budżet powinien osobno obejmować dostęp, wdrożenie oraz utrzymanie.

DocuWare: funkcje potwierdzone u producenta

DocuWare obsługuje dokumenty i związane z nimi workflow. Producent opisuje konfigurację obiegu oraz przenoszenie dokumentów między organizacjami używającymi DocuWare Cloud.¹⁸ Wymienia też integracje z Microsoft Dynamics, SAP i Sage. Zakres wymiany danych warto powiązać z planowanym procesem.¹⁹

Według producenta wybór między chmurą a instalacją lokalną nie zmienia dostępnych funkcji.¹⁹ Oba warianty działają w 24 językach.¹⁹

DocuWare: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

DocuWare oferuje wielodostępny SaaS, czyli usługę udostępnianą przez dostawcę, a także instalację lokalną. Model hybrydowy łączy usługi chmurowe z oprogramowaniem działającym lokalnie.^18,19 Każdy wariant ma inny zestaw pozycji w kalkulacji:

DocuWare: dla jakiej firmy ma sens?

DocuWare warto ocenić, gdy miejsce działania systemu musi pasować do firmowej architektury IT. Wybór nie sprowadza się wtedy do samych funkcji obiegu. Porównanie chmury, instalacji lokalnej i modelu hybrydowego powinno objąć dostęp użytkowników, przechowywanie danych oraz połączenia z oprogramowaniem finansowym. Przy kilku używanych systemach trzeba wskazać dokumenty i dane przekazywane między nimi.

Werdykt: o dopasowaniu DocuWare przesądzają model wdrożenia i zakres integracji. Należy je zestawić z istniejącym środowiskiem IT.

M-Files porządkuje dokumenty na podstawie metadanych, czyli informacji opisujących ich zawartość i kontekst. Producent wskazuje automatyzację pracy z dokumentami w środowisku Microsoft 365.⁸ W ocenie systemu znaczenie mają sposób klasyfikacji i miejsce przechowywania danych. Licencje, wdrożenie, integrację oraz utrzymanie trzeba kalkulować oddzielnie.

M-Files: funkcje potwierdzone u producenta

M-Files używa metadanych do automatyzacji zarządzania dokumentami w środowisku Microsoft 365.⁸ Producent opisuje Aino agents jako automatyzacje AI wydobywające metadane i klasyfikujące dokumenty.²⁰ Wśród wskazanych możliwości znajdują się również zarządzanie dokumentami, workflow i kontrola zgodności.²⁰

M-Files: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

Przy kalkulacji M-Files trzeba rozdzielić dostęp, wdrożenie, integrację, przestrzeń na dane i wsparcie. Producent deklaruje ponad 30% oszczędności na licencjach oraz 28% redukcji kosztów rocznych. Nie są to stawki licencyjne ani gwarancja oszczędności dla każdej firmy.⁸ Oferta opisuje też dodatkową przestrzeń w M-Files Cloud i wsparcie Premium z obsługą 24/7. Czas reakcji w tym wariancie jest krótszy niż przy standardowych poziomach wsparcia.²⁰

M-Files: dla jakiej firmy ma sens?

M-Files odpowiada organizacji, która chce klasyfikować dokumenty według metadanych i kontrolować przepływ informacji między zespołami. Producent podaje, że systemu używa ponad 6000 organizacji na świecie. Ta liczba mówi o skali wykorzystania, nie o wyniku wdrożenia w danej firmie.⁸ Dla podmiotów z obowiązkami regulacyjnymi lub umownymi istotne mogą być opcje kontroli miejsca przechowywania i przetwarzania danych opisane przez producenta.²⁰

Werdykt: M-Files należy porównywać przez wymagania dotyczące metadanych, obiegu i lokalizacji danych. Deklarowanych oszczędności nie wolno traktować jak ceny.

Saldeo SMART łączy obieg faktur i innych dokumentów z archiwum oraz obsługą KSeF. Według producenta z platformy korzysta ponad 300 000 użytkowników. Sama skala użytkowania nie mówi jednak, czy produkt pasuje do procesu konkretnej firmy.⁹ Przy wyborze należy osobno ocenić limity pakietu, koszt kolejnych użytkowników, wdrożenie i integrację.

Saldeo SMART: funkcje potwierdzone u producenta

Saldeo SMART pozwala wystawiać faktury, wysyłać je do KSeF i przechowywać w elektronicznym archiwum. Zakres tych funkcji zależy od pakietu opisanego przez producenta.¹⁰ Producent wskazuje też OCR i kontrolę przepływu dokumentów do KSeF.⁹ Osobną funkcją są e-teczki pracownicze, dzięki którym pracownik może przeglądać swoją dokumentację w aplikacji.⁹

Dane w tabeli: 10

Saldeo SMART: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

W cenniku Saldeo SMART funkcje KSeF w pakiecie kosztują 0 zł. Przy pozycji „elektroniczny obieg faktur i dokumentów” widnieje 0 zł.¹⁰ Za każdego kolejnego użytkownika opłata wynosi 48 zł.¹⁰ Te kwoty trzeba oddzielić od uruchomienia procesu, połączenia z księgowością i późniejszego utrzymania²¹.

Saldeo SMART: dla jakiej firmy ma sens?

Saldeo SMART warto rozważyć, gdy firma chce połączyć faktury, KSeF i archiwum dokumentów. Miesięczne limity pakietu należy wtedy zestawić z własnym wolumenem. Producent wskazuje sieć 200 partnerów w Polsce; partner wdrożeniowy nie jest producentem produktu.⁹ Przy większej liczbie uczestników obiegu rośnie znaczenie opłaty za kolejnych użytkowników, a przy większym wolumenie – zakresu pakietu.

Werdykt: Saldeo SMART należy oceniać przez limity dokumentów i liczbę użytkowników. Istotny jest też zakres połączenia obiegu z księgowością.

enova365 Workflow automatyzuje procesy biznesowe w enova365. Jest modułem tego systemu, nie samodzielną platformą DMS.¹¹ Przy wyborze liczą się reguły akceptacji, powiązanie dokumentów z zamówieniami i zakres wdrożenia.
Producent opisuje przypadek, w którym system automatycznie zaakceptował 70% faktur, a ogólny czas obiegu skrócił się o połowę. To wynik konkretnego wdrożenia, nie obietnica takiego samego efektu w innej firmie.¹¹

enova365 Workflow: funkcje potwierdzone u producenta

enova365 Workflow służy do automatyzacji procesów. W scenariuszu opisanym przez producenta każda faktura jest porównywana z pierwotnym zamówieniem.¹¹ Decyzja o akceptacji może więc uwzględniać dane zakupowe, a nie sam dokument. Producent wymienia także interfejs API enova365, który pozwala wymieniać dane z systemami zewnętrznymi. Jego wykorzystanie zależy od zakresu konkretnej integracji.¹¹

enova365 Workflow: licencja lub abonament, wdrożenie i koszty użytkowników

enova365 Workflow trzeba kalkulować jako moduł środowiska enova365. Dostęp do oprogramowania, konfiguracja procesu, integracje zewnętrzne i utrzymanie stanowią osobne pozycje. Producent wskazuje, że enova365 wdraża wspólnie z Autoryzowanym Partnerem. Producent i partner wdrożeniowy mają zatem różne role.¹¹ Nakład prac zależy od zasad akceptacji oraz danych łączących fakturę z zamówieniem.

enova365 Workflow: dla jakiej firmy ma sens?

enova365 Workflow pasuje do firmy korzystającej z enova365, która chce powiązać akceptację dokumentów z procesami tego systemu. Przy fakturach kosztowych liczą się dostępność danych zamówienia i reguły postępowania z niezgodnościami. Funkcje odczytu dokumentów i moduł Handel, także opisywane dla enova365, nie są tożsame z zakresem samego Workflow.¹¹

Werdykt: enova365 Workflow najlepiej porównywać jako część wdrożenia enova365. Licencja, konfiguracja i integracja wymagają osobnej kalkulacji.